Activity-based framework for cost savings through the implementation of an ERP system

Jipyo Kim*

Seoul National University of Technology, Korea

(Received 5 February 2007; final version received 4 September 2007)

Abstract: Although enterprise resource planning (ERP) has been widely adopted since its first appearance in the early 1990s, there is a lack of research regarding ERP investment justification and performance evaluation. In this paper, based on an activity-based costing (ABC) analysis, we propose a framework to quantify the cost savings that the implementation of an ERP system should achieve in order to make the investment justifiable. Exploiting the ability of ABC to trace costs to activities and products, ERP resource costs and activities are identified and the cost structure of products is analyzed. It is also shown that the ABC approach can enhance the visibility of business processes with various activities and cost drivers and provide information about actions to be taken to raise profits by cost savings or increased revenues. Finally, a numerical example is used to demonstrate how an ERP system is utilized on activities and how it affects the cost of products.An extensive analysis follows to address how the results can be used to direct process improvement toward corporate goals.

Keywords: enterprise resource planning; activity-based costing; investment justification; cost drivers

1. Introduction

In a profoundly changing business environment, companies try to provide customers with goods and services faster and cheaper than their competition. There are desperate needs to efficiently increase productivity, save operational expenses, reduce delivery times, and cut down costs to deal with shorter product life cycles and to compete in the growing global marketplace. Obviously, implementing an enterprise resource planning (ERP) system has become critical to sustain viability in todayrsquo;s market.

ERP is a software package that attempts to integrate all activities and functions across a company into a single system, and is used by companies to coordinate information in every area of their business. The ERP software supports the efficient operation of business processes throughout a business, including sales, marketing, manufacturing, distribution, accounting, and human resources. An ERP system promises more and better information, which can lead to lower costs and higher efficiency. Therefore, various reasons exist that support why a company should have an ERP system. Botta-Genoulaz and Millet (2006) summarized the motivations for the adoption of an ERP system from an operational aspect as follows:

. Poor or uncompetitive business performance.

. Cost structure too high.

. Not responsive enough to customers or suppliers.

. Complex, ineffective business processes.

. Inability to support new business strategies.

. Business becoming global.

. Inconsistent business processes.

When ERP systems first emerged in the early 1990s, companies in a wide variety of industries enthusiastically adopted them. By 1998, most of the Fortune 500 companies had already installed ERP systems (Monk and Wagner 2006). Pressure over deadlines due to the Year 2000 or Y2K also motivated many companies to move to ERP systems. The ERP system is currently the core of enterprise information systems in most companies and the ERP market is still growing with evolving technologies and additional features such as supply chain management (SCM), customer relationship management (CRM), product life-cycle management (PLM), etc.

Considering the scale of ERP projects as well as the possibility for both large successes and failures, ERP implementation has a significant and measurable effect on day-to-day business operations and decision-making. The lingering question is, how can the system contribute to a more effective and profitable organization? It is natural that a company should expect some benefits from its ERP investment. Executives are the ones especially anxious to know how much return they are getting on an ERP investment or what they should do to achieve the benefits promised by an ERP system. Berchet and Habchi (2005) argued that the contribution of an ERP system was not acquired in advance for the following reasons: heavy investments in terms of project time, acquisition costs of hardware and software licenses, dysfunctions of different natures at the operational release of the system, fear and rejection by the end user, etc. Also, Botta-Genoulaz and Millet (2005) suggested that, nowadays, results from ERP do not live up to managersrsquo; expectations: 85% of companies consider the ERP as an investment for more than five years, 70% expect no more than 25% of return on investment and 50% did not even try to estimate the return on investment.

Evaluating the real and perceived value of ERP is difficult because ERP increases revenues and decreases expenses in subtle ways that are hard to measure. Also, the way companies describe their costs and benefits caused by ERP differs. Therefore, most documentation of the benefits of ERP has been in the form of individual case studies, product testimonials, and industry surveys (Hitt et al. 2002). In this paper, a method is introduced to quantify the cost savings that the implementation of an ERP system should achieve in order to make the investment justifiable, motivated by insights gained through the activity-based costing (ABC) method. While there are few approaches to systematically evaluate ERP performance, the ABC method shows great potential to reveal how an information system like ERP is utilized for activities in operational levels and how it affects product costs, which helps management better understand the benefits of ERP implementation, and make strategic decisions such as setting cost-reduc

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基于作业成本法的ERP系统成本节约框架

吉普友·金

国立首尔产业大学，韩国

（2007年2月5日收录，最终版本：2007年9月4日）

摘要：虽然自20世纪90年代初其产生之时，企业资源规划（ERP）已被广泛采用，关于ERP投资的合理性和表现评估的研究却十分缺乏。本文基于作业成本法（ABC）的分析提出了一个框架，量化ERP系统为使投资合理应节约的成本，利用作业成本法追溯作业和产品成本的能力，识别ERP资源成本和活动，分析产品的成本结构。它也表明，作业成本法能够通过各种作业活动和成本驱动程序提高业务流程的可见度，并提供信息以便采取行动，节约成本或增加收入，从而提高利润。最后，运用了数据举例来演示如何利用ERP系统进行作业活动，以及它如何影响产品的成本，通过全面的分析解决了如何将研究结果直接应用于实现企业目标的过程改进。

关键词：企业资源计划；作业成本法；投资理由；成本动因

1.引言

在一个不断变化的商业环境中，企业试图为客户提供比他们的竞争者更快、更廉价的商品和服务，迫切需要有效地提高生产力，节省运营费用，减少交货时间，降低成本，以应对更短的产品生命周期，并在不断增长的全球市场竞争。显然，应用企业资源计划（ERP）系统已成为当今企业维持市场生存能力的关键。

ERP是一个试图将公司所有的活动和功能集成到一个单一系统中的软件包，并用于公司整合他们业务的各个领域的信息。ERP软件支持整个业务流程的高效运作，包括销售，营销，制造，分销，会计和人力资源。ERP系统带来更多更好的信息，这可以导致更低的成本和更高的效率。因此，多种因素显示公司应该有一个ERP系统。博塔·格纳拉和米勒（2006）总结了以下在业务方面的采用ERP系统的动机：

·业务表现不佳或缺乏竞争力。

·成本太高。

·对客户或供应商反应不足。

·复杂、无效的业务流程。

·无法支持新业务战略。

·业务全球化。

·业务流程不一致。

当ERP系统首次出现在20世纪90年代初，各种行业的公司热情地采用他们。到了1998年，大多数的财富500强企业已经安装了ERP系统（蒙克和瓦格纳，2006）。许多公司由于临近2000年的压力，也向ERP系统迈进。ERP系统是目前大多数企业信息系统的核心，并且随着科技的进步，ERP市场仍在不断发展，产生了额外功能如供应链管理（SCM），客户关系管理（CRM），产品生命周期管理管理（PLM）等。

考虑到ERP项目的规模，以及成功和失败同样巨大的可能性，ERP的实施对日常业务操作和决策具有显著可量化的影响。尚待解决的问题是，ERP系统如何使组织效率更高、利润更多？公司自然希望从它的ERP投资中得到一些好处。高管们渴望知道他们在ERP的投资上得到了多少回报，或者他们应该做些什么来实现ERP系统所带来的好处。伯彻和哈勃池（2005）认为，ERP系统的贡献不会提前到来，原因如下：在项目时间方面的巨大投资，硬件和软件许可证的收购成本，系统的操作时不同性质的障碍，终端用户的恐惧和排斥等。博塔·格纳拉和米勒（2005）认为，目前，ERP的效果并没有达到经理的期望：85%的企业认为ERP是超过五年的投资，70%的企业认为投资回报不超过25%，50%的企业甚至没有试图估算投资回报率。

评估ERP的真实价值和感知价值是困难的，因为ERP以微妙的方式增加收入和降低开支，很难衡量。并且，公司对于ERP造成的成本和效益的描述方式不同。因此，关于ERP效益的大多数研究以个别案例，产品测试，行业调查的形式出现。本文引入了一种方法来量化ERP系统为使投资合理应节约的成本，并从作业成本法（ABC）的角度实施。虽然几乎没有方法能系统地评价ERP的应用绩效，作业成本法显示出巨大的潜力，揭示信息系统如ERP应用于操作层面的活动是如何影响产品的成本的，这有助于管理层更好地了解ERP实施的效益，并作出战略决策如设定成本削减目标或业务流程再造。

在第2节中，对ERP进行投资可行性分析的各种好处进行了全面讨论。在第3节中，对作业成本法的主要概念进行了简要介绍。第4节提出了一个基于作业成本法的框架，可以用来衡量成本节约。在第5节中，使用一个数据案例解释作业成本法框架如何应用到ERP成本跟踪。最后，结论在第6节中。

2.ERP的实施效益

ERP实施的一个挑战是如何识别ERP系统产生的组织效益。虽然实施ERP系统技术和管理方面的挑战得到了广泛的研究和分析，评估ERP系统的效益问题却缺乏研究和理解（昌德等人，2005）。调查和案例研究是研究ERP实施效益的主要工具，ERP的实施效益一般被分类和量化为两个层次：财务水平和业务水平。尚和费罗（2000）提出了一个ERP系统的效益综合框架。在他们的调查中，他们发现所有组织都至少从以下五个方面中的两个获益：互联网基础设施效益、运营效益、管理效益、战略效益和组织效益。

从财务角度，珀斯通和格拉博思齐（2001）发现，在公司采用ERP系统的三年后，销售商品的成本与收入比降低，导致公司业绩有所提升。此外，职工与收入比在ERP系统实施的三年后也有显著减少。希特等人（2002）通过SAP的的ERP系统数据库分析了ERP系统使用对公司业绩的影响。他们发现使用ERP系统的企业在员工平均销售额、边际利润、资产收益率、存货周转率、资产使用率（销售收入/资产）和应收账款周转率方面比未使用的企业要好。他们还发现金融市场会持续为使用ERP系统的企业带来更高的市场价值，即便企业在使用ERP系统的初期业绩和生产力会有所降低。亨通等人（2003）也通过将使用ERP系统的63家企业与未使用的同行企业配对研究，检测了EPR系统对企业业绩的纵向影响。结果显示，使用ERP系统的企业在资产收益率、投资报酬率、资产周转率在使用ERP系统的三年后比未使用的企业显著提高。他们表示，显著差异的产生是由于未使用ERP系统的企业的金融业绩随着时间推移而下降，而采用了的企业处于稳定上升。亨德里克斯等人（2007）通过研究公司长期的股价变动与盈利指标如资产收益率、销售报酬率，调查了ERP、SCM、CRM系统中投资的影响。他们对于企业采用ERP系统获得的金融收益的分析显示出企业盈利能力而非股票收益的提高。

通过广泛的实地研究，马波特等人（2001）发现企业认为整个流程的标准化和集成化是企业的关键业务效益。数据的可得性和质量也被认为是采用ERP系统的好处，以及其他有形的好处，如库存较低，交货周期短，和较短的金融关闭周期。然而，他们提出，在几乎每一次实施中，ERP系统短期内并没有导致任何劳动力或操作成本的减少。另外，许多报告指出，企业的交货期、交货及时性、库存、生产运营、信息质量和客户满意度都有显著提高（伯彻和哈勃池，2005，博塔·格纳拉和米勒，2005，昌德等，2006，艾依和马德森，2005）。

伯彻和哈勃池（2005）总结了五年多来ERP系统一体化对阿尔卡特公司主要的重要贡献如以下：综合信息系统（IS），物料流动的严格控制，信息和资金流动的严格控制，更安全的综合信息系统，过程研究法的应用，可靠信息和数据的一致性，和面向所有用户的独特而一致的实时信息。

更具体的案例表明，ERP系统显着提高了成本和运营效率。IBM存储系统部报道，ERP系统减少了重新定价全部产品的时间，从5天减少到5分钟，运输部件的时间从22天减少到3天，以及完成一笔信用支付的时间，从22分钟减少到3秒（大卫波特，1998）。皮特尼鲍尔公司，一年制造价值40亿美元的传真机，复印机，邮件系统，发现ERP系统削减其整体运营成本的百分之二十八（司提恩，1999）。此外，销售效率飙升，因为销售代表可以在15分钟内给客户准确的报价，而不需要几个小时。销售代表的整体销售额平均增加了百分之三点八，订单准确率跃升百分之四十一。美国雀巢估计随着ERP到位的成本节约共3亿2500万美元（沃森，2002）。该公司可以对其各种产品做更多可靠的需求预测，并预测配送中心的库存水平，这使得该公司减少了库存和库存管理不当时发生的再分配费用。

何塞波和塞纳（2005）试图评估决策效益等无形的ERP效益，从53家ERP系统的使用者的角度探索ERP系统与决策支持之间的关系。他们的调查结果表明，ERP系统确实提供了大量的决策支持的好处。加强知识的处理，做出更可靠的决策，更快速的决策，为支持决策收集证据，是这个近似集成知识库对决策产生的四大好处。

这项研究表明，ERP实施的成功可以带来积极的效果，并且ERP效益的评估应该超越的实施阶段，去考虑到系统的运行性能。ERP实施完成后，预期的回报可能不会像预期的那样快，很长一段时间没有答案。因此，应该设置具体的绩效目标和开发系统的程序，从而对ERP系统实施中和实施后的时期的业绩进行追踪和持续评价。这使得ERP系统的实施成为一个持续的过程，而不是一个一次性的任务。

3.作业成本法及其管理

作业成本法通过运用多种成本动因追踪生产活动的成本，较传统的基于体量的成本系统提升了精度（库珀，1989）。作业成本法由三个要素组成：资源、作业和成本对象，其中成本对象消耗作业，作业消耗资源，资源消耗成本。成本动因是与消耗公司资源的活动相关联的事件（巴博得和巴勒查德伦，1993）。成本动因的概念是作业成本法的核心；设计ABC系统的艺术在于作出两个独立但相互关联的决策，即所需的成本动因数量和成本动因种类（库珀，1989）。传统的成本核算体系与作业成本法在分配间接费用上存在较大差异。传统的成本会计使用一个成本动因，例如直接人工或机器工时作为分配间接费用的基础。直接人工和材料可以以相同的方式在两个系统中分配，尽管通过作业活动获得了来自生产过程的视角，但作业成本法中间接费用的分配要复杂得多，因为它侧重于作业（安格里斯和李，1996）。换言之，传统的成本计算系统侧重于直接材料和人工成本，同时将所有其他成本相加作为制造费用，然后将其任意分配给产品，通常是直接人工或机器工时的百分比，这可能是不准确和具有误导性的。然而，作业成本法考虑到作业层面所产生的成本，然后根据产品产生的作业活动对产品的成本进行归属。在当今竞争激烈的环境中，管理层被迫寻找改进的方法来确定业务的实际成本，而作业成本法可能是其中之一。

最近，作业成本法的概念扩展到了作业基础管理（ABM），获取过程管理的视角。作业成本法是揭示了产品的成本结构和生产产品所需的作业活动的一种方法论，而ABM是一个结合业务流程分析与ABC创建用于运行，改进和衡量业务的工具的管理过程。因此，ABM能够提供关于财务和业务方面的新高度的决策信息。ABC和ABM（ABC / M）的结合代表了从严格的财务角度到过程角度的转变。不仅仅是列出成本动因，将他们分配到基于人工分配的产品，ABC／M通过检验工作流程来确定实际增加成本的作业（古普塔和加洛韦，2003）。在本文中，ABC一词包括ABM的概念。

4.基于作业的ERP论证框架

4.1文献综述

关于ERP系统的实施已有大量研究存在，但很少有论文研究和衡量ERP系统的回报。这是因为ERP系统是基础设施的性质，因此，被认为是间接成本。间接成本并不是直接的成本，其对企业绩效的影响往往被忽视。特别是，从未有人尝试应用作业成本法来做ERP的投资合理性和绩效评估。

墨菲和西蒙（2002）采用案例研究方法，研究了一个大型计算机制造商试图在ERP系统中将无形资产纳入传统的成本效益分析的项目。他们回顾了在ERP项目中重要的无形资产和无形资产的重要性。韩（2004）提出了一个纯粹以其潜在削减的成本为评估依据的商业方法。昌德等人（2005）开发了一个以平衡计分卡为基础的框架，用来评估ERP系统的战略贡献。基于案例研究，他们展示了如何使用该框架来衡量的ERP系统的贡献和对于公司的战略目标的影响。

陈（1996）提出了一种ABC方法来证明先进的工厂管理系统。作者解释了可能成本动因。安格里斯和李（1996）提出了一种运用层次分析法（AHP）将投资决策与ABC概念联系起来的方法。他们使用ABC，根据其对作业的影响评估现有的投资。若安努和沙利文（1999）也提出了ABC可用于自动化材料处理系统投资的理由。他们提出了作业的成本动因，并讨论了如何应用可由ABC系统提供的作业率和单位机会成本。他们还提出，在他们的案例研究中，使用基于作业的成本可能扭转传统的投资评估方法所支持的决策。皮可可和特纳路（2005）提出了一个模型，将信息技术（IT）的投资，根据它的实施与衡量的复杂性分为四种类型，阐述了一个应用ABC有效评估信息技术投资的数据案例。

4.2作业成本框架

IT投资正变得越来越复杂，更具战略性，范围也越来越大。同时，传统的业绩和财务指标往往不能正确地量化这些投资的商业利益，有时IT项目很难获整个企业的广泛支持，虽然大多数高管赞同IT是组织降低成本，取得竞争优势的关键。

像许多其他IT投资，“ERP投资可以获得什么好处”这一问题已经提出了很长时间，还没有得到准确的回答。显然，许多信息系统管理者仍在努力证明他们在ERP中大量投资的价值。事实上，一些研究强调ERP对于业务运营和客户服务的巨大改进。这些成功的故事令人印象深刻，但似乎没有为决策者提供任何有意义的信息，比如说关于ERP投资的好处，以及应该采取什么行动，以实现ERP系统的全部潜力的具体细节。

从这个意义上说，由于其能够区分投资成本的各项作业对于有形和无形的利益的贡献，ABC可以提供一个一致的基础，分析投资和监测的实际结果。ABC方法不仅告诉我们如何使用ERP节约成本是可能，还提供了一个工具来管理产生成本的作业。众所周知，业务流程再造或改革应根据ER

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