MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM TO HELP
MANAGERS FOR PROVIDING DECISION MAKING IN AN
ORGANIZATION

G.SATYANARAYANA REDDY

Professor amp; HOD-MBA in CMR College of Information Technology

ABSTRACT

Management Information System (MIS) provides information for the managerial activities in an organization. The main purpose of this research is, MIS provides accurate and timely information necessary to facilitate the decision-making process and enable the organizations planning, control, and operational functions to be carried out effectively. Management Information System (MIS) is basically concerned with processing data into information and is then communicated to the various Departments in an organization for appropriate decision-making. MIS is a subset of the overall planning and control activities covering the application of humans, technologies, and procedures of the organization. . The information system is the mechanism to ensure that information is available to the managers in the form they want it and when they need it.

KEYWORDS: Management Information Systems (MIS), Information Technology,

Decision Making And MIS In An Organization.

1. INTRODUCTION:

MIS provides several benefits to the business organization: the means of effective and efficient coordination between Departments; quick and reliable referencing; access to relevant data and documents; use of less labor; improvement in organizational and departmental techniques; management of day-to-day activities (as accounts, stock control, payroll, etc.); day-to-day assistance in a Department and closer contact with the rest of the world.

MIS provides a valuable time-saving benefit to the workforce. Employees do not have to collect data manually for filing and analysis. Instead, that information can be entered quickly and easily into a computer program. As the amount of raw data grows too large for employees to analyze, business analysts can build programs to access the data and information in response to queries by management. With faster access to needed information, managers can make better decisions about procedures, future directions, and developments by competitors, and make
them more quickly.

We are living in a time of great change and working in an Information Age. Managers have to assimilate masses of data, convert that data into information, form conclusions about that information and make decisions leading to the achievement of business objectives. For an organization, information is as important resource as money, machinery and manpower. It is essential for the survival of the enterprise.

2 INFORMATION TECHNOLOGIES:

Management Information System (M.I.S.) is basically concerned with processing data into information. Data collection involves the use of Information Technology (IT) comprising: computers and telecommunications networks (Email, Voice Mail, Internet, telephone, etc.).Computers are important for more quantitative, than qualitative, data collection, storage and retrieval; Special features are speed and accuracy, and storage of large amount of data. Telecommunications provide the means for one-way or two-way communication and for the transmission of messages. A combination of IT is used: telephone, computer, processor, printer, etc. A lot of time and money are saved and the security of data and messages is ensured. A management information system (MIS) enables businesses to provide answers to managers in search of knowledge. MIS does this by combining raw data about the organizationrsquo;s operations (contained in its basic information technology systems) with information gathered from employees in expert systems that reflect the organizationrsquo;s procedures.

Before the widespread use of computers, many organizations found difficulties in gathering, storing, organizing and distributing large amounts of data and information. Developments in computer technology made possible for managers to select the information they require, in the form best suited for their needs and in time they want. This information must be current and in many cases is needed by many people at the
same time. So it have to be accurate, concise, timely, complete, well presented and storable. Most firms nowadays depend on IT. But personal computers (PCs) themselves will not improve organizational productivity: this only comes about if they are used efficiently and effectively. Putting in place the advanced technological systems needed to collect and sort data and employee information can be costly unless senior management, especially the CFO, controls the purchasing of the basic systems needed by different functional areas from the outset.

The information system is the mechanism to ensure that information is available to the managers in the form they want it and when they need it. It is designed to support their work through providing relevant information for their decision-making. Computer systems can clearly aid organizations in the processing of data into accurate, well presented, up-to-date and cost effective information. Weather that information is also concise, relevant, timely and complete will depend largely on the capabilities of the people involved in its processing and selection. The term management information system (MIS) made its first appearance in U.S. navy report on the use of computers to construct a single integrated system to manage all navy resources. The MIS idea spread rapidly throughout the administrative systems community, encouraged by a spate of subsequent reports and conferences sponsored by the American Management
Association. MIS was an 'information' system because it informed managers, not because it was full of information in technical sense, though the distinction soon

剩余内容已隐藏，支付完成后下载完整资料

在一个组织中

管理信息系统为管理者提供决策依据

G.SATYANARAYANA REDDY

Professor amp; HOD-MBA in CMR College of Information Technology

摘要

管理信息系统在一个组织中为管理活动提供信息。本研究的主要目的是，管理信息系统提供准确和及时的信息，促进决策过程，并使组织计划、控制和操作功能等有效地进行。管理信息系统主要涉及数据处理，将数据转化为信息，然后传达给组织中的各部门，帮助他们做出正确的决策。管理信息系统是一个涵盖人类、技术和组织的应用程序的整体规划和

控制活动的一个子集。信息系统是一种管理机制，当管理者想要并且需要某个信息时，可以确保该信息是可获得可利用的。

关键词：管理信息系统（MIS），信息技术，决策和组织中的管理信息系统

1、介绍

管理信息系统为企业组织提供了一些好处：部门之间的有效和高效协调的手段；快速和可靠的参考；查阅相关资料和文件的途径；使用更少的劳动；改善组织和部门的技术；当天的日常活动管理（比如应收管理，库存管理，工资管理等）；部门内的日常协作以及与世界其他地区更密切的联系。

管理信息系统提供了宝贵的节约时间效益的劳动力。员工不必手动收集数据用于备案和分析。相反，这些信息可以快速和容易地输入到计算机程序中。由于提供给员工分析的原始数据量增长过大，业务分析人员可以构建程序，由管理层通过信息响应查询来访问数据和信息。随着访问有效信息的速度加快，管理人员可以对程序、未来的发展方向以及竞争对手的发展做出更好的决策，并且让决策更加快速。

我们生活在一个快速发展和变革的信息时代 。管理者必须统一数据质量，将这些数据转化为信息，形成对这些信息的结论，并做出决策，引导企业目标得以实现。对于一个组织，信息是和金钱、机械和人力资源一样重要的资源。这对企业的生存至关重要。

2、信息技术

管理信息系统主要涉及处理数据，并将数据转化为信息。数据收集涉及到信息技术的使用，其中包括：计算机和电信网络（电子邮件，语音邮件，互联网，电话等） 。对于定量数据的采集、存储和检索来说，计算机是非常重要的。特殊的特点是速度和精度，以及大量数据的存储。电信提供用于单向或双向通信和消息的传输。电信和 IT的结合被用作： 电话、电脑、处理器，打印机等等。这样节省了大量的时间和金钱，同时也确保了数据和信息的安全性。一个管理信息系统，使企业能够为管理者在寻找知识时提供答案。管理信息系统通过结合组织的原始数据操作(包含在它的基本信息技术与信息系统中)以及从员工那里收集来的反映组织进程的信息来实现。

在电脑普及之前，许多组织发现了收集，存储，组织和分发大量的数据和信息的困难。计算机技术的发展使得为管理者选择他们所需要的信息，以最适合他们的方式和时间提供给他们成为可能。这个信息必须是当前的，而且在许多情况下，是由许多人同时所需的。因此，它必须要准确，简洁，及时，完整，很好地体现和存储。大多数企业现在依赖于它。但是，个人计算机本身不会提高组织效率：这只会发生在他们被有效地使用的时候。建立先进的技术系统需要收集、整理数据和员工信息，这可能会投入很高的成本，除非高层管理人员，特别是首席财务管，要从一开始就控制不同功能区所需的基本系统的采购。

信息系统是一种管理机制，当管理者想要并且需要某个信息时，可以确保该信息是可获得可利用的。它旨在通过提供其决策的相关信息，以支持他们的工作。计算机系统在数据处理的过程中可以清楚的协助组织，以确保数据准确，能够很好的呈现出最多最新的和最具有成本效益的信息。信息的简洁，相关，及时和完整性在很大程度上取决于参与其加工和选择的人的能力。管理信息系统（MIS），在美国海军报告中首次亮相就是利用计算机来构建一个集成的系统来管理所有的海军资源。这个管理信息系统的想法在整个行政系统社会迅速蔓延，随后在美国管理协会主办的报告和会议中接连被鼓舞和鼓励。MIS是一个“信息”系统，因为它告诉管理者,不是因为它是技术意义上完整的信息，虽然在管理信息系统这个概念被传播的时候这个区分很快就被模糊。

MIS是一个系统，能够为组织中的管理活动提供信息。大约从1959年到20世纪60年代末的这十年的介绍中，我们可以知道，这非常宽泛的关于MIS的定义被工业公司、顾问、学术研究人员、管理作家，和计算机制造商认可支持，并迅速传播。

所谓“管理信息系统”（MIS）是基于计算机系统的代名词。随着广泛使用，它被看作是满足管理者的所有信息需求的系统。管理信息系统是一项为人们提供信息的研究，这些人需要以及时、准确、完整的方式对宝贵资源做出处置，以最低的认知和经济成本进行收购、处理、存储和检索。另一个定义强调的是信息如何有效使用，而不是如何产生：

“系统各级来自内部和外部数据源的数据转化为信息，以适当形式，提供给不同层级和职位的管理人员，确保这些信息能够为他们所负责的计划、指挥和控制的活动做出及时有效的决策。“然而，其他人给了它更多的范围限制。他们认为这是一个收集和分析数据，并生成报告的系统。其目的是帮助管理者解决结构性问题。但它也应该完成一些其他用途：

·它应该提供一个基础来分析预警信号，这些预警信号可以源于外部，也可以源于内部，;这是数据库的主要功能；

·它应该自动化处理常规操作，从而避免在处理任务时的人工操作；

·它应该协助管理，做出常规的决定；

·它应该提供必要的，进行非例行决策所需的信息；

·它应该作为一种战略武器来获得竞争优势。

3、MIS和决策权

管理信息系统(MIS)主要关心的是收集、处理、存储和传输相关的信息的过程，以支持任何组织的管理操作 。因此，决策的成功与否作为行政程序的心脏，在一定程度上取决于可获得的信息, 同时也取决于功能的组件的过程。例如，如果管理目标不存在或不清楚，可能是由于信息不足，没有对于基础信息的搜索。没有通过搜索获得的信息，也就没有替代品进行比较，同时没有对于特定过程的多个选择的比较是不可能得到所需的结果。根据阿拉比（1997年），搜索可能有以下几种方式：

·无向观看--这涉及到一般接触到的信息在哪里。搜索可以是观看者在心中没有特定的目的。

·空调视野--定向曝光不涉及活性搜索到一个或多或少明确区域或信息类型。

·非正式的搜索--这是一个相对有限的和非结构化努力，以获得用于特定目的的特定信息。需要的信息正在积极寻求。

·正式的搜索--这是一个刻意的努力，通常遵循预先制定的计划，过程或方法，以确保获得特定问题的具体信息。

阿德巴约（2007）强调了管理信息系统在决策中的必要性，因为它提供了关于影响人力，物力的问题的信息，以帮助组织做出更好的决策。

MIS可以被看作是将数据转换为信息的途径，这些信息会被用于作决策过程中。图1显示了这种理解：为了一个明确的目的，将数据处理为所需要的信息。

图1 MIS和决策流程

有很多关于MIS的定义。本研究的主要目的是，MIS提供准确和及时的信息，促进决策过程和使组织计划、控制和操作功能等有效地进行。因此，在这种方式下MIS通过降低成本，提高处理速度提高了企业的竞争力。几乎所有的企业组织通常都有某种管理信息系统。会计准则，库存控制和市场监测系统是最传统的和常见的例子。科技的力量已经转变了信息在公司业务中的角色和作用。现在，信息已经成为公认的一个组织的生命线（图2） 。没有信息，现代公司将会面临死亡。

图2 信息—--组织的生命线

尽管近几年在IT的投资很巨大，但其效果表明这种投资对于改变组织绩效是非常困难的。MIS与常规的信息系统不同，因为这些系统的主要目的是为了分析处理与组织业务活动相关的其他系统。通过这种方式，MIS是一个涵盖人类，技术和组织程序的应用程序的

整体规划和控制活动的一个子集。在科学管理的领域，MIS大多数是量身定做的，用来实现自动化或支持人类决策。图3显示出了在一个组织中不同的管理系统的概念性分解 。

图3 管理信息系统的概念

构建良好结构的和组织良好的管理信息系统可以为管理层提供他所需要的，用来降低运营成本增加利润的知识。管理信息系统可以通过快速提供有关程序和业务的关键信息来帮助管理提高效率。

4、结论

尽管管理信息系统在决策过程中起着积极的作用，但仍有被认为是限制MIS作用的一些挑战。这些包括：

bull;管理信息系统的动态特性使得部分机构很难跟上原则，战略，主张甚至想法；

bull;不同的情况要求来做出不同的决定。这给MIS理论家提出了很大的挑战，因为有些管理信息系统往往是无法适应的；

bull;制度化，规划，监测和评估管理信息系统需要大量的专业知识，而这正是许多组织所缺乏的；

bull; MIS程序的运行往往是对一些组织尤其是小而且经济不是特别好的组织来说非常昂贵；

bull; MIS更多的是面向科学的领域，而商业是艺术导向。因此，找到一个两者都能连接到的中间地带对于一些人来说是非常有挑战性的。

大多数企业没有一个明确的决策体系。因此，即使使用正确的MIS工具，也很少能改善决策。基于这些限制，以及其他潜在的问题，提出以下建议：

bull;应该增加管理信息系统的监控机制，,以避免由于未被注意的问题而导致可怕的后果；

bull;管理人员和企业主应该找到定制信息的一种方式,以它适合企业的决策过程；

bull;管理层应该鼓励实行相互依存和平衡的MIS的工人和自动化系统的处理与尊重；

bull;经营实体应当找到一种方法去指导新的管理信息系统，以减少企业被遗留在原地的趋势；

bull;企业应该建立一个定义明确的决策系统，为管理信息系统提供一个可行的工作环境；

bull;业务经理必须确保他们雇用（或者外包）专业的人才能够热切熟练运行管理信息系统和决策过程。

原则上，它内在需要注意的是，尽管事实上，本文主要是意味深长的分析，需要更多的研究，把更多的信息带进公众专有技术工作。此外，企业管理者必须学会跟随适应MIS和决策不断变化的趋势，如果没有这一点，做出决策的积极进展将是非常具有挑战性。最后，至关重要的是要记住，决策的改善从根本上是为了确保客户的满意度，同时企业继续成功发扬光大。所有的管理信息系统的策略应该以上述业务目标的实现的方式进行定制。

MIS与常规的信息系统不同，因为这些系统的主要目的是分析处理与组织业务活动的

其他系统。通过这种方式，MIS是一个涵盖人类，技术和组织程序的应用程序的整体规划和控制活动的一个子集。在科学管理的领域，管理信息系统大多是量身定制的，用来实现自动化或支持人类决策。管理信息系统使组织通过提高人与人之间的互动，以获得正确的信息在正确的时间给正确的人。它收集到的数据在它的各种IT系统和程序中被使用。它将组织中不同业务领域中对特定功能（比如会计）有用的并且本身可以用来做决策的原始数据聚合到一起。随着组织的发展，管理信息系统允许信息在各功能区以及各部门之间快速移动转化，减少员工之间的面对面交流的需要，从而提高组织的反应速度。

REFERENCES:
[1]. Bee, R., Bee, F.,1999. Managing Information and Statistic. Trowbridge: Cromwell Press.
[2]. Lucey, T., 1997. Management Information Systems. London.
[3]. Papows, J., 1998. Enterprise.com: Market Leadership in Information Age. London: Nicholas Brealey Publishing.
[4]. Orsquo;Brien, J. A. Management Information Systems: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Boston: Irwin McGraw-Hill 1999.
[5]. Soslash;rensen, C., Bildsoslash;e, P., Fountas, S., Pesonen, Pedersen, S., Basso, B., Nash, E.
Integration of Farm Management Information Systems to support real-time management decisions and compliance of management standards. Center for research
amp; technology, Thessaly, Greece. 2009. Available online at: http://www.futurefarm.eu.
[6]. Alabi AT (1997). Management Information System (MIS) and Effective Control

剩余内容已隐藏，支付完成后下载完整资料

资料编号：[153667]，资料为PDF文档或Word文档，PDF文档可免费转换为Word