论文总字数：5829字

摘 要

关键词：秘书；信息技术；影响；对策

Abstract: This article will analysis of the computer technology and network to the positive effects and negative effects of secretarial work , and the corresponding solution measures, in order to more effectively improve work efficiency.

Key Word: The secretary 、 Information technology 、 Impact 、 countermeasures

随着改革开放的深入发展，秘书这一行业逐步兴起。可以说，秘书人员的身影无处不在。近些年来，科技发展，计算机和网络的普及，对秘书工作所产生的影响也越来越显著。信息技术在秘书工作中产生的影响是各方面的，有积极的也有消极的。因此，对现代信息技术与秘书工作的关系进行全面的分析和研究，并积极寻求一些存在问题的解决对策，就成为了一个值得探讨和研究的秘书专业课题。

一、现代信息技术对秘书工作的正面影响

（一）提高工作效率

 随着信息时代的到来，现代办公对秘书在工作中对信息的采集、传输和处理提出了新的要求。现代社会大环境下，秘书人员的工作效率要想得以提升，为今之计，只有引进高新的科学技术。当代的社会现状下，只有把计算机技术、信息技术、通信技术紧密结合，才能更好的提高工作效率，改善办公管理。同时，中文处理技术、计算机软件及开发技术、信息系统技术、数据库技术、人工智能技术等等，都为秘书在其工作中提供了许多方便。正是由于科技的进步，才能让秘书在工作中不断提高效率，从而促使了管理向更加科学、规范、自动和高效的更高层次发展。

（二）提高办公质量

办公自动化在很大程度上提高了秘书人员的办公效率，并且提高了其办公质量。办公自动化依托的是当代先进的计算机和网络技术，现代计算机拥有强大的信息处理技能，能够在后台对信息进行高效、精准地处理。传统的秘书工作，他们所需要做的就是在纸质稿上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且比较繁琐、枯燥，并且由于很多人为原因，整个过程中极容易发生错漏。但是在实现办公自动化的办公大背景下，信息处理系统能够最大限度的避免那些人为的疏漏。事实上，利用计算机复制、传输文件，出错率极低。所以，在现代信息技术迅猛发展的前提下，大规模的实现办公自动化，不仅大大提高了秘书人员的办公效率，而且能够节省很多的办公时间。

(三)自动化程度提高 

科学技术迅猛发展的前提下，秘书的部分工作的全自动化已经实现，秘书充其量只是监督、照看其正常运行，也可以说秘书已经可有可无，因为计算机已经完全能够在不需要秘书的情况下来完成部分工作。例如：现代机器人正在向着逐步取代一些经常性的、单调的、无聊的工作的方向发展，很大程度上解放了秘书人员，这是自动化的典范。在实现自动化之前秘书的工作都是冗杂、繁琐的，为了查看资料，秘书人员需要浏览大量资料文献，而随着办公自动化程度的提高，秘书人员可以直接在网上进行筛选，从而节省很多人力和时间。秘书人员还可以在网上发起问卷调查，这样不仅能在网上直接进行统计，还能减少出错率。总之，自动化程度的提高对秘书工作起到很大的积极作用。

（四）秘书的工作模式向更快捷方向转换

 秘书工作没有实行自动化之前，秘书人员从事的只是千篇一律的简单、机械的体力劳动，他们所需要动脑的也是仅仅是很简单的，都是常人所有的思维活动，基本上不需要秘书人员进行复杂、高难度的演算，可以说以前的秘书工作进行的全是"体力劳动”。但是随着科学技术的发展，现代社会正在逐步要求秘书人员动脑，并且提高工作效率，同时秘书工作也在逐渐高效化，这很大程度上给秘书的工作带来了方便。这时人们就能空出很多时间，就会想着追求更高的效率，以省出更多时间去处理其它事情。所以就有一些人动脑考虑有关软件的升级，开发，引进新的设备等问题。然而如何才能更有效的进行工作？这就需要秘书人员摆脱简单、机械的"体力劳动”的束缚，进行大量的、复杂的基于简单思维基础上的高难度思想工作。从而要更多的使用脑力工作逐渐代替以往传统的秘书工作，正因为如此，秘书人员的工作性质也逐渐发生了很大变化，当然秘书人员将花在繁重的体力劳动中的时间更多的用在脑力劳动中，秘书的工作效率也就提高了，从而有了更多的思考时间，能使他们的思维得到高度开发，思维能力由此变得更加活跃，也有了更多的时间思考问题并且的得出最佳方案并且可以向领导提供建议，所以他们的工作性质也逐步由"助手”变成"参谋”，从来带来了工作上质的飞跃，而这一切都是秘书工作由"体力劳动”向"脑力劳动”转变后带来的影响。从而导致秘书由"体力”向"脑力”的过渡。  

（五）为秘书工作提供了便捷

现代信息技术的发展，把秘书从繁琐、冗杂的工作中解脱出来。随着word、excel、access、powerpoint等一系列办公软件的广泛应用，秘书需要做的就是统计到电脑，结果一目了然。同时，秘书还可以从单位的数据库导出自己需要的数据，这样不仅节省了很多时间，还能预防在人工统计数据时出现的错误。

二、现代信息技术对秘书工作的负面影响

(一)多渠道的信息源使信息的收集、筛选工作复杂化

传统的信息工作主要是以查阅文件、书籍、报刊、记录等书面形式的资料为主。然而，随着电子计算机的普及，新兴电子型信息，如电子期刊、电子图书、光盘数据库、光盘文献、多媒体资料、新闻等也成为了现代秘书收集信息的主要来源。同时，网络的兴起，更好的实现了信息源从印刷型向网络型的完美过渡，秘书人员可以从网络中直接查找到自己所需要的信息，这一系列改变使得现代信息无论从时间到空间，从数量到质量，从搜索到传递，规模都是空前的巨大。这一切都使得秘书人员在收集信息时选择与查询的渠道得以拓宽，信息内容更加丰富。同时，各方面的信息都会汇合起来，信息的筛选也会很困难。

（二）网络的发展使信息的保密性降低

随着科学技术的发展，网络规模的扩大，办公自动化水平得以提高，数据共享的程度也越来越高。但是不管科技如何发展，任何单位或组织的网络都是不允许独立存在的，都必须和国家乃至整个世界的网络连接在一起，这就使得在网络上泄密更加容易。如电子文件就很容易被泄露出去，由于电子文件构成介质的特殊性，有心人士想要对某些信息进行增减、修改将会很容易，并且不易被察觉。如果企业的一些重要或者机密文件以电子文件的形式保存在电脑中，万一发生泄密、认为破坏或被黑客侵入，将会产生严重的负面影响。目前，办公室广泛使用计算机来进行文字处理，信息查询和储存，大量的国家及企业的机密都储存在计算机里面。为了保护这些机密，就不得不要求秘书人员增强保密意识，另外国家及企业要制定一系列的完善的规章制度来做好保密工作，并且还要积极地研究和应用具体的可行的保密措施来保护组织的秘密，使之不被泄露。

（三）网络为秘书的信息工作提供了便捷，同时也对秘书工作的作风产生了不良影响

随着网络信息技术的普及，现在计算机正在逐步取代秘书人员来进行收集、整理、传递、存储信息，这不仅降低了工作质量，而且秘书人员也会变得越来越懒惰，这不仅影响了秘书思维的创造性，且更容易使秘书丧失踏实的工作作风。不管计算机技术如何发展，其终究不能完全代替人工，如今仍旧有许多工作是计算机不能完成的，需要秘书人员进行深入实地，进行透彻的调查研究才能获得第一手资料和信息，而这样获得的结果才更加具有代表性。但现在有了网络，好多秘书人员都是电脑上搜索自己需要的答案，缺乏深入实地调查研究的精神。现代秘书人员的工作基本上都是在和计算机打交道，他们工作上的内容单调、枯燥，很多工作都借助了网络通讯手段传递信息，从而减少了人员之间的交流、沟通，这会导致秘书人员神经上的紧张，从而产生一些心理障碍。又比如解决一些问题，需要和当事人进行沟通协商，但秘书人员为了方便，而选择发邮件或选择一些通讯设备进行沟通，这样就减少了和当事人之间交流的亲切感，也不能完全了解当事人的需求，从而降低办事的成功率。久而久之，这样的做法不仅会降低秘书在工作中的主动性和积极性，而且也会使秘书人员在创造性方面得不到有效且充分的发挥，从而会使秘书工作始终处于被动的状态，无法提高工作效率。

（四）信息载体的损坏不容易被察觉，致使信息内容的损坏或丢失而不自知

由于电子文件的发展给信息查询工作带来方便，所以使部分秘书部门只注重了电子文件的归档，而忽略了纸质文件的归档。其实现在电子文件仍存在一些缺陷，如法律效力，现在社会普遍承认的是纸质文件的法律效力，对电子文件还没有达成一定的共识。另一方面，保存电子文件的磁盘本身就是比较脆弱的，并且很容易受到环境的影响而变得更加脆弱，从而导致信息介质被损坏，最终使之失去可读性，导致信息内容的丢失损坏，而这种损坏，一般情况下我们很难发现，这就导致我们对信息内容的损坏或丢失而不自知，不能及时进行修补，从而会造成一定程度的损失。

三、面对信息技术对秘书工作造成的负面影响，秘书应该采取的措施

（一）秘书应密切关注科技发展并娴熟运用各种办公设备及软件

随着当代信息技术的飞速发展，秘书工作的形式越来越严峻，对传统秘书的工作提出了新的挑战和考验，而如何掌握并且正确运用这些先进的办公设备与软件，提高秘书办公水平，进一步实现秘书工作的现代化，这将是每一个秘书人员应该考虑的问题。作为秘书人员，具备所在部门和行业的专业知识与秘书工作知识是基本，但是随着现代信息技术的发展，具备现代化信息管理方面的知识，并且能熟练运用先进的办公设备及软件，是对新型秘书人员的要求。因此，为了能够更好的完成秘书工作，秘书人员要经常参加一些企业组织的相对应业务知识的学习与培训，提高自身的素养，这样才能更好的满足现代企业对新型秘书人员的要求。

（二）增强保密意识，培养秘书人员的职业道德

由于保密工作非常重要，现在的任何单位和企业都把保密工作作为秘书人员的最基本要求。企业或单位应该积极组织秘书人员参加保密思想和保密手段的教育培训活动，以增强秘书人员的保密意识，培养他们的职业道德，同时，还有增强他们的安全防范意识，并且要熟练掌握及运用各种办公设备和软件，了解办公设备关于窃密和反窃密的情况，提高办公环境中的保密自觉性和技术水平。同时，还应该根据文件的重要性划分等级，执行有关的访问限制；对于特别机密的信息不能在组织系统里面进行加工、存储及传输；重要的文件一定要及时做好备份。

（三）秘书要精于捕捉、筛选信息，保证信息质量

在现代的网络化大背景下，我们可以从多种渠道获得信息，这种渠道的多样化降低了信息的真实性和可利用性。而现在的领导决策更加重视和依赖信息，在决策时就不得不更加的理智和慎重，在决策前往往会让秘书人员进行很多深入的调查、研究，专家咨询，多方案分析比较等等，以达到最佳的方案。另一方面，领导者对不再仅仅注重秘书提供的信息的数量是多少，更多的偏向于关注提供的信息的质量，因此就对提供信息质量的要求越来越高，要求所提供的信息是绝对真实可靠的，能为决策和管理起到参谋作用。面对庞大的信息网，里面简单、粗糙的信息太多，这就需要秘书不仅仅停留在收集层面，而需要做到深入研究，去伪存真，归纳、整理这些信息，确保为领导提供的是精准、高质量的信息。

（四）为确保信息的畅通与安全，将传统与现代的信息工作手段相结合

信息与网络技术的发展为信息的收集、传递、存储等提供了方便，但同时也增加了秘书工作的复杂性和不安全性。如网络使得信息在收集、传递、存储过程中的速度得以提高，但同时海量的信息鱼目混杂，使得信息的整理核实工作的难度大大加深，有时候通过发邮件或一些通信设备进行信息传递不如直接、当面的沟通来得直观、亲切。同时，电子档案很容易被有心人进行修改、偷窃，而且不会留下痕迹。所以，秘书在开展工作时应该将传统的信息工作受到与现代的信息工作手段相结合，不能一味依赖现代信息工作手段。在搜集和筛选信息时，要坚持将网络搜索与文献查询相结合，同时也要对有效的网络信息进行严格的审核、筛选；传递信息时要区分信息的重要性，一般的信息可以通过网络途径传递，如QQ，E-mail，MSN等，一些比较机密的还是通过传统的方式传递比较安全；在存储信息时，在建立信息文档的同时也应该建立纸质文档，并且要制定一系列的措施加以妥善保管和防止泄密。

（五）建立相应的安全措施

面对纷繁复杂的信息网，从中筛选、合并信息十分困难，所以我们总结出的信息的保存才显得更加重要。这就不得不需要我们建立相应的安全措施来防止信息的丢失，如建立规范性的规章制度，按章程来要求自己，避免犯低级错误；对工作人员进行严格的等级划分，不同等级有不同的权限，这样能一定程度上保护重要及机密文件；选用特定的加密工具，最好是专门为本部门研发的，更加具有独特性，能更好的保护想保护的文件；充分完善被予以授权和认证的控制技术和手段，使之更加适合其所在企业和部门；定期安排人员进行病毒检查，保证计算机时刻处于安全状态；定期对数据进行备份，防止人为或自然灾害导致的数据流失。

参考文献：

【1】杨丽娟：《秘书学》，上海交通大学出版社2001年版

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