Financial management and budgeting strategies for LIS programs

Ugandarsquo;s experience

Constant Okello-Obura and I.M.N. Kigongon-Bukenya
EASLIS, Makerere University, Kampala, Uganda

Abstract
Purpose – With the dwindling state funding to support higher education, Universities have been forced to initiate many private programmes to not only generate income for the Universities but also to respond to the high demand for higher qualifications and skills demanded for globally. This in turn has put on pressure on University departments to initiate new programmes, budget for them and manage the resources accruing from these programmes. The central question is how these academic programmes are budgeted for and the budgeting strategy adopted by Library and Information Science (LIS) schools. The purpose of this article is to examine the budgeting strategies applicable in LIS and recommends appropriate strategies to be adopted for budgeting for LIS programmes. It also recommends financial management issues that LIS school educators/managers should consider.

Design/methodology/approach – This paper is based on analysis of relevant literature and experience of the authors in designing several courses at Makerere

University.Findings – The paper makes a review of budgeting strategies applicable to LIS institutions and makes recommendations for the key areas that should be considered by LIS schools in budgeting for new academic programmes. It concludes by making emphasis on financial management and proper budgeting as an important tool in surviving the closure in the global re-organization in higher education. Originality/value – Some LIS schools have closed especially in South Africa. The issue is financial sustainability. This article addresses this central issue that need to be carefully considered by LIS schools to ensure that LIS programmes are budgeted for properly. Keywords Financial management, Budgetary control, Library studies, Uganda Paper type Research paper
Introduction and context
The issue of financing college and university programmes is being debated in almost all circles of higher education arena. Many important questions about higher education are related to its cost. Is higher education a good investment for students? Is higher education affordable to students from middle-income families? Is higher education accessible to students from low-income families? Is higher education a good value? How are the costs of higher education shared between students, their families, and government? With the pressing governments needs, less attention is being put into the issue of adequately financing college and university programmes. According to East African School of Library and Information Science (EASLIS) (2007), Makerere University, Uganda Strategic Plan, funding of tertiary education averages only 12 percent of the total education envelope. The projection of funding to tertiary education as indicated in the education sector strategic plan 2005-2015 reveals that it will decline in the next ten years. The low state of tertiary education and its projected decline over the next ten years poses a challenge to LIS institutions regarding its financial sustainability.This projected decline in state funding, ironically, provides an opportunity for LIS schools to be entrepreneurial and generate more income through a well thought out income diversification strategy (East African School of Library and information Science (EASLIS), 2007). Programmes like UPE and USE have taken a center stage in the development partnersrsquo; and Government of Ugandarsquo;s support. The effect of privitisation of the economy has also not spared education sector. This has led to many new programmes being offered in different faculties in different colleges and universities under private schemes. To a large extent most faculties have now become semiautonomous based units within the universities. Faculties can now initiate programmes cost, plan for tasks executions and manage a reasonable percentage of the resources derived from these programmes. There is now a need for LIS institutions to seek for a balance between the pursuit of their academic mission and the effective management of all their resources. This makes the issue of financial management pertinent in the LIS management circles.

According to Kautz(2007), financial management is the process of managing the financial resources, including budgeting/costing, accounting and financial reporting and risk management. It is handling your financial situation in a responsible manner to achieve the desired goals (Mitchell, 2007). Good financial management requires good planning. The decisions you make regarding your finances will affect many aspects of the organization life, as well as the lives of the partners. Mitchell (2007) goes on to argue that there is a correlation between goal-setting and financial management. The goal-setting process is a key to successful financial management. A look at financial management shows a wide coverage of many important issues. For the purpose of this paper, it is the budgeting/costing of LIS programmes with reference to EASLIS, Makerere University that is covered.
The Higher Education Funding Council for England (1999) once noted that governance and management arrangements differ between institutions and countries depending on factors such as size, mission and culture. However, the principles and the self-challenge question remains of how to finance private courses? Of course there will be differences within, and between countries, in the answers to the self-challenge questions and the actions that they follow. Whatever their size, mission and culture, institutions must achieve an effective balance in their governance and management arrangements of the finances.

Problem at stake
Training forms a backbone of any

剩余内容已隐藏，支付完成后下载完整资料

目 录

1.简介和背景hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;1

1.1利害攸关的问题hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;2

1.2方法hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;2

2.预算的理由hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;2

3.预算策略hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;2

3.1单项增量预算hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;3

3.2项目预算的策略hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;3

3.3 PB预算hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;3

3.4公式为基础的预算法hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;3

3.5 RCB策略hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;4

4.前进的道路：LIS应该采取哪些预算策略？hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;4

4.1关键问题需要考虑:EASLIS,乌干达Makerere大学经验hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;4

4.2计算和媒体技术设备hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;5

4.3公共关系和营销hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;5

4.4预算编制实习hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;5

5.建议和结论hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;5

6. 参考文献hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;hellip;.6

对于LIS方案的财务管理和预算编制策略

-----乌干达的经验

摘要：随着国家日益减少的资金支持高等教育，大学被迫发起很多私人计划，不仅是为了增加高校的收入，也是为了满足全球对高校学历和技能的要求。这就给学校带来了压力，迫使其改善预算方案来管理计划累积的资源。最主要的问题是学校是如何编列预算并通过图书馆和信息科学（LIS）学校采取的预算策略。这篇文章的目的是审查适用于LIS预算编制的策略和建议对预算方案LIS要通过适当的战略。本文是根据相关文献，并在Makerere University设计几门课程基础上进行的分析，阐明了LIS学校慎重考虑，确保LIS方案预算妥善这一核心问题。

关键词：财务管理；预算控制；图书馆的研究

1.简介和背景

融资高校课程的问题在高等教育领域热烈讨论。关于高等教育的许多重要问题都涉及到它的成本。高等教育学生是不是一个良好的投资？中等收入家庭的学生是否负担得起的这样的学费？是不是高等教育大众化都来自低收入家庭的学生？高等教育是否物有所值？如何在学生的的家庭和政府之间共享教育资源？麦克雷雷大学图书馆与信息科学东非学校（EASLIS）（2007年）的教育资金只有高等教育平均资金的12％。教育部门的战略计划表明在未来十年内，财务将出现持续的低迷状况。更加讽刺的是，如果LIS学校要创新发展，它将需要更多地教育收入。在很大程度上，大多数院系现在已成为高校内半自治的基础单位。院系现在还可以开始计划成本，通过计划来获得合理的资金比例。现在的LIS机构追求一种能够在学术发展和资源分配的平衡。根据Kautz(2007),财务管理是管理金融资源的过程,包括预算/成本核算,会计和财务报告和风险管理。它是以负责任的方式处理财务状况来实现预期的目标(米切尔,2007)。良好的财务管理需要良好的规划。学校在预算上的决定直接影响到许多方面包括涉及学校合作伙伴的利益。设定目标是一个成功的财务管理的关键，许多问题可以通过财务管理显示了一个广泛的许多重要问题的报道出来。对于预算/成本的LIS项目而言，以Makerere大学为例。

英格兰高等教育拨款委员会曾指出,治理和管理机构与国家之间的安排取决于如下因素,：规模、使命和文化。然而,如何坚持自己办学的原则去有效地融资仍然是一个挑战。当然，无论他们的大小、使命和文化有何不同，机构必须实施一个平衡财政治理和管理的有效方案。

1.1利害攸关的问题

通过积极培训才能培养出优秀的骨干。这样的理念适用于任何规模的组织，唯一的起点是提供培训的目标和水平(Mambo,2000)。政府减少了资金迫使大学启动许多规划，不仅是为了创收，还是因为满足全球对大学生高学历和高技能的要求，这反过来又将压力推给大学部门启动新的项目。在过去，Makerere大学的职责是教学，科研和服务社会，随着有许多新的方案目前正在对私人赞助发起的教育部门的私有化，这些良好的资源由中央管理。Seer(2000)认为,我们需要财务或会计的只是，在财政方面说话、思考的能力是LIS机构需要考虑的因素。

因此提出了一系列相关的问题：预算系统有LIS机构需要注意的吗?当预算的关键因素包括什么LIS项目? 本文试图通过回顾文献回答上述问题对预算系统适用于LIS机构和识别时需要考虑的一些关键元素。委员会还建议为LIS机构理财要坚持一些战略性的干预措施，文章对预算的理由和适用于高等教育和LIS机构预算制度的审查。

1.2方法

本文是基于对现有文献的分析、作者的设计，并结合EASLIS一些LIS短期课程、LIS的学术课程和麦克雷雷大学乌干达成本核算经验。笔者参加了图书馆和信息科学修订后的计划，博士学士的信息科学的设计和最近预算编制的记录以及信息管理程序学来进行多方面地分析。 人们已经注意到，缓解这样的压力，除了减少对政府资金的依赖，也要鼓励学生创造项目以便快速完成学业，要动员他们配合国家政策从而减少学校对政府教育资金的依赖。此外，寻求储蓄或增加收入的政策应该得到鼓励。据Ocholla和Bothma（2007年），LIS学校在很大程度上是父母资助入学的，这是因为大多数公立大学的预算都遭到了削减。在通讯技术发展的今天，LIS学校还需要高技能的IT人员和相关的计算机设备，不幸的是，LIS根本负担不起这样一笔经费，因此，预算管理就显得额外重要。

2.预算的理由

预算是一种管理工具, 是一个客观的衡量金融操作的基础，控制你的财务状况 (Seer,2000)。Seer(2000)认为,预算迫使你使用在一个结构化的、客观化的方法。预算帮助规划和资源分配，使你更好地去操控你的产品或者服务。只有通过量化的运算，才能起到预算的效果。大概可以得出这么一个结论，预算是检验财务技能的最好的方式。

3.预算策略：

(Seer,2000)指出虽然我们可能不是专业的信息人士，但是如果我们在金融行业上有所研究，就能在财务预算上有所改善。LIS的大多数时间用来计算那些已经发生过的项目，只是勉强保证学校财务的完整性。

预算资金的分配可以通过很多方式，林恩（2007）指出，LIS的相关人员需要注意系统是如何处理这样的函数，他们就可以好好利用好这个预算系统，优化财政，增加资金。这些预算系统LIS机构可以选择包括:单项增量预算策略,计划预算策略,绩效(PB)预算策略,阻止增量预算策略,基于预算策略,责任中心预算(RCB)策略,从零开始的预算(零基预算)战略和initiativebased预算策略。这些内容将在以下小节进行分析。

3.1单项增量预算

据林恩（2007年），单项增量预算可能是最广泛使用的一种系统。在该方法中，预算被分离成预算类别和对象或订单项。一个典型的例子是营业费用，如差旅费，工人工资或者是耗材，这些项目很难找到什么迹象能够表明具体有多少分配到什么部门，通常都是依据上一年的支出模式来作为一个基础，从而给出下一年的财政预算。这种方式在预算过程中产生的冲突最少，因为基本上是上一年的延续。除非管理者需要走出相当大一步，否则基本上不会有太大的问题。但是这种方式有一个严重的缺点，当有重大变革发生时，这样的模式往往无法及时改变做出应对。如今LIS的财务越来越不稳定，巴雷特（2006）指出这种方法已经不适合LIS。

3.2项目预算的策略

项目预算是在不同的几个系统中，不仅是关注怎么花费资金的改注重花费的原因。项目预算策略的原则是把控一切支出项目，不管是直接的成本还是间接的都需要进行成本效益分析。但是这样的方式就LIS而言并切合实际，因为他们需要进行每一项的成本分析。预算系统（ppbs）被称为发达国家最科学的预算方式，这个系统制定明确的目标并合理地分配资源，也被描述为客观预算（Levacic，1990年）。这样一个系统比大多数系统更加能够展望未来，而不是着眼于过去创建预算，它着重于将要做什么，而不是将如何进行。PPBS有三部分：系统的远程过程规划、建立项目达到目标的计划,以及一个支持这些计划的预算和规划。PPBS有三部分：系统的远程过程规划、建立项目达到目标的计划,以及一个支持这些计划的预算和规划。其优点是较为容易确定一个预算计划和另外的预算有什么关联。但是，它不会去分析预算质量的问题，如一批参加实习的学生到底学到了什么，有没有对学校未来产生帮助。(Linn戈尔茨坦,2005)。PPBS对于高校的要求尽管较高，但是这样的技术有助于缓解来自公共机构的压力。

3.3 PB预算

PB是试图建立一个公共(非交易)部门相当于市场创建的规则(麦吉尔,2001)。PB预算关注结果,而不是输出。举个例子，学生参加实习，实习程序的输出是参与实习的学生的数量，而结果是这些学生学到的技能。这个系统便于看清输入（资金）和输出之间的关系。但是，同样的是不适用于LIS，一方面是不仅仅是在高校，在普通的企业而言，追踪这样一个过程具体到个人是非常难的。此外，这样的工作量太大了，利益者只会关注他们关心的部分，多余的事情不会调动他们的积极性。

3.4公式为基础的预算法

公式本质上是降低了预算过程的复杂性决策规则，数据的来源都是系统内测量得到的。例如是企业内一定时间内生产的产品的数量；在公立小学来说，也许是每天学生出勤的数量。创建标准的人让大家认为这些数据通过计算对于预算将会是非常重要因素。林恩（2007）认为，政府机构通常采用的公式预算作为资金分配到各个子实体的一种手段。虽然大多数国家使用这个系统将资金分配到小学，中学，高中，但是在自上而下模式下，资金的给予不断下降，鼓励各学校节约成本。尽管预算公式可以被认为是一个相对合理的预算方法,可是在政治手段和一些当权者利益的驱使下，公式的预算方式只是为了他们自己的好处。当然公式的好处是让机构更加容易预测资金分配，还是要强调的是，由于它本身不可动摇性，并不适合创新项目的预算。死板的方式让其在处理特殊的财务时大费周折，死搬教条。

3.5 RCB策略

根据林(2007),RCB,已在许多方面,包括价值集中管理、成本中心预算更负责任。人们已经注意到学术单位一般不用承担财政责任，除非做出了一些重大的失误决策。在RCB,中央政府给了单位学术权威和财政责任。这将创建激励限制亏损项目的数量,这在其他分配系统将被允许存在, (Linn,2007)。当学校的权利完全自主化，他门将会更加有积极性自负盈亏，想尽办法提高预算运作效率。例如，如果LIS学校要构建一个巨大的前期成本更教室，它可以积累未动用的资金很多年，直到有足够的建造教室。

4.前进的道路：LIS应该采取哪些预算策略？

LIS学校必须要小心，据Kreibich（2006年），美国高等教育存在潜在的危机。美国的制度已不再是世界上最好的，其他国家有超越的趋势。与此同时，学费暴涨和金融援助和贷款计划跟不上。其结果是，高等学生的数量将下降。高等教育是我国公民的成功是至关重要的，昂贵的学费将阻止学生的进入，LIS的培训费应该降低，但是该如何又让它提高教育质量，能够满足社会的需要，这是一个十分重要的问题。LIS学校可能需要应用混合预算系统。林恩(2007)认为,LIS学校可以使用零基预算法在不同的单位上，再加以其他的预算方式进行辅助，例如,乌干达Makerere大学收到的资金来自政府通过预算公式,但分配资金的部门使用的RCB形式。零基预算的选择很重要,尤其是对LIS私人项目的预算。然而,要优先关注的主要领域是非常重要的。在下一节中,我们讨论基于EASLIS经验探讨和建议

4.1关键问题需要考虑:EASLIS,乌干达Makerere大学经验

林(2007)认为,预算不仅是一种手段,规划不同的收入来源,也是一个控制机制来保证政府支出合适。它协调着多个机构的活动和利益者的要求。同时，是一种技术,分配着稀有的资源，体现着政府着重的方面。对于LIS而言成本规划是非常重要的，LIS需要知道自己适合什么样的预算体系，尤其是在21世纪，信息技术急速发展的今天LIS需要有一定的能力跟上这样的发展速度。Kavulya(2007)认为当前看中的是信息社会中，信息化在各个行业的应用。对于学校来说尤其是数字图书馆的发展。例如,许多学院或LIS学校整合尤其是ict和字段的连接

其次,许多LIS专业获得硕士学位和其他获得博士学位的人该如何组织这些人来参加学校活动？LIS在进行一些重要预算时应该注意包括以下：了解信贷单位和联系时间任何LIS计划提出了必须有一个明确的定义细节信贷单位和接触时间。将指令通过课程、量化到信贷单位?一个信用单位相当于多少小时联系吗?多少个小时的讲座或教程/实习/实践相当于接触一个小时的实践?有多少小时的工业培训相当于一小时实习?需要回答所有这些问题当预算李家计划这是因为员工支付的计算是基于信用单位和接触时间。将减少世界的就业带来了巨大冲击,抹去我们的工作(琼斯et al .,1996)。但是今天,人力资源已经在几乎所有方面的功能仍然是至关重要的一个组织。维持计划,这将是一个巨大的错误忽略人力资源满意度。很重要的一点,我们需要注意的是,许多学院和大学现在LIS项目。你怎么那么吸引训练有素,经验丰富的,提交专业院士?有需要考虑一个合理的方案对员工每小时。其次,你是做什么工作的支持和管理人员没有直接教谁呢?一定比例的预算应该

剩余内容已隐藏，支付完成后下载完整资料

资料编号：[30129]，资料为PDF文档或Word文档，PDF文档可免费转换为Word