Key data management issues in a global executive information system

1. Introduction

The increased globalization of businesses places a tremendous demand for information that is needed for executive decision-making. In the early 1980s we saw the emergence of executive information systems to support executive decision-making. These systems provided executives with the necessary information in a timely fashion to support their decision-making. The use of these systems has increased over the years and they have become a 'must have' for major corporations in the US. One limitation of these systems is the fact that they focus more on the domestic environment rather than the international dimension. In present times it is important that information that is presented by these systems includes data from worldwide operations of a global corporation and external sources to facilitate decision-making in global corporations. Companies need to assess potential threats and competitors worldwide. This creates a need for a system that provides information to executives from worldwide operations. We call such a system a global executive information system (EIS) and define it as:

* a computer-based information system;

* that provides easy access to domestic;

* and international information;

* for senior executives working at headquarters and in subsidiaries worldwide of a global organization;

* to support their analysis and decisionmaking functions.

The system uses databases (internal and external) to provide access to timely information. The global EIS is very userfriendly and access is provided via icons, a mouse and/or a touch screen. The user is not expected to have much IT or keyboarding skills. The information that is presented to the executives is supported by customized presentation formats (color and graphics) and provides exception reporting and drilldown capabilities. The system is linked to electronic mail and other online information services. Such a system would allow executives in global organizations to access data on markets worldwide.

At the heart of a global EIS is the data, which needs to be collected so that it can be processed, managed and presented to executive users for decision-making. This data is both internal and external to a global organization. The internal data that needs to be collected and processed is captured by the transaction processing systems. These systems collect the operational data from worldwide subsidiaries of an organization. The external data includes competitor and industry data, and data about the political, social, economic, and legal environment of countries where a company has operations or might be planning to begin operations. The sources for this external data need to be identified and used for presenting information to the executives. When internal and external data are combined and processed using a global EIS, executives should be able to make better decisions. This paper addresses the issues relating to the collection, management, and processing of internal/external data by global organizations. The specific research questions are:

* What should be the scope of data that is included in a global EIS?

* What are the issues for the collection and processing of internal data from worldwide subsidiaries for a global EIS?

* What are the external sources of data available for a global EIS?

In the next section, we discuss the research foundations for a global EIS. The third section includes the research framework that was used to address research questions and propositions in the study. Section 4 presents the research methodology used for the study. Results are presented and discussed in section 5. Finally, in section six we discuss the implications for future research.

2. Research foundations

Data plays a vital role in organizations, and in recent years companies have recognized the significance of corporate data as an organizational asset. An overview of studies conducted by scholars (Brancheau et. al., 1996; Niederman et. al., 1991; Brancheau and Wetherbe, 1987, Dickson et. al., 1984; Ball and Harris, 1982; Martin, 1982) reveals that data as a corporate resource has been consistently ranked as a top priority for IS executives. Consequently, a company needs to address the issue of collecting, managing and presenting its corporate data in the form of useful information for effective decisionmaking. Executive information systems (Watson et. al., 1991; Leidner and Elam, 1993-- 94; Leidner and Elam, 1994; Matthews and Shoebridge, 1992; Meall, 1990; Millet and Mawhinney, 1992; Rockart and DeLong, 1988) developed during the early 1980s fulfilled the information needs of senior executives in corporate America. These systems generally did not incorporate international data as a component of an EIS.

A few studies have examined the role of data as an organizational resource. Deans et. al. (1991) identified a comprehensive list of international IS issues and data utilization was ranked as a top priority in this study. More recently, Palvia, Kumar, Kumar and Hendon (1996) raised the issue that executive information systems used by executives in global organizations need to be global in scope. They call a system developed specifically for this purpose a global EIS. In their paper, they conducted an exploratory study to identify in macro categories, the types of information required by executives in a global EIS, the current level of use of such information, and the sources of such information.

Eom (1994) discussed the emergence of 'transnational management support systems' (TMSS) for organizations operating in the changing global environment. He highlighted the significance of the EIS component in TMSS, by stating that one of the functional requirements for such a system would be global data access. Min and Eom (1994) talked about

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全球执行信息系统中的关键数据管理问题

1. 引言

企业全球化的日益增加，对决策所需要的信息需求巨大。在20世纪80年代初，我们看到了以支持行政决策的行政信息系统的出现。这些系统为管理者提供了及时的信息，以支持他们的决策。在过去的几年里这些系统的使用持续增加，他们已经成为美国主要企业的“必须”。这些系统的一个限制是事实上他们更专注于国内环境，而不是国际层面。在当今时代，重要的是由这些系统所呈现的信息，包括来自外部的全球性公司的全球业务和数据，以促进决策的全球性公司。公司需要评估潜在的威胁和全球的竞争对手。这将创建一个为来自世界各地业务提供信息的管理人员的系统的需要。我们称这样的系统为全球执行信息系统（EIS），其定义为：

*以计算机为基础的信息系统；

*为国内提供方便；

*和国际信息；

*高级管理人员在总部及全球组织的子公司工作；

*支持分析和决策功能。

系统使用数据库（内部和外部）提供及时的信息。全球EIS是通过图标，鼠标或触摸屏的非常友好的用户访问。用户不需要有太大的键盘操作技能。呈现给高管的信息由定制的演示文稿格式（颜色和图形）支持，并提供了异常报告和钻取功能。该系统被链接到电子邮件和其他在线信息服务。这样一个系统将允许全球组织的管理人员在全球范围内访问数据。

在全球EIS的心脏是数据，这需要收集，以便它可以进行处理、管理，并呈现给用户执行的决策。此数据是内部和外部的一个全球性组织。需要收集和处理的内部数据被事务处理系统捕获。这些系统收集了一个组织的全球子公司的业务数据。外部数据包括竞争对手和行业数据，以及在一家公司经营或可能计划开始运作的国家的政治、社会、经济和法律环境的数据。此外部数据的来源需要被识别和用于向管理人员提供信息。当内部和外部的数据相结合，利用全球EIS处理，高管们应该能够做出更好的决策。本文讨论的是有关收集，管理和处理全球组织的内部/外部数据的问题。具体的研究问题是：

*包括在全球EIS数据范围应该是什么？

*用于收集和来自世界各地的子公司内部数据为全球EIS处理的问题是什么？

*可供全球EIS数据的外部来源是什么？

在下一节中，我们讨论全球环境研究基金会。第三部分包括研究问题和研究命题的研究框架。第4节介绍了研究方法，用于研究。结果提出并讨论在第5。最后，在第六节中，我们讨论为未来研究的影响。

2．研究基础

数据在组织中起着至关重要的作用，近年来，公司已经认识到作为一种组织资产上的企业数据的重要性。学者们的研究概述（Brancheau et al.，1996；尼德曼et al.，1991；韦瑟比，1987，Dickson et al.，1984；鲍尔和哈里斯，1982；Martin，1982）表明，数据作为企业的资源已经稳居为IT管理人员的首要任务。因此，公司需要解决收集，管理和展示用有用信息的形式对企业数据进行有效决策的问题。执行信息系统（Watson et al.，1991；Leidner和埃兰，1993 - 94；Leidner和埃兰，1994；马休斯和休布里奇，1992；肖布里奇，1990；米利特和马威尼，1992；罗卡特和德隆，1988）的发展在20世纪80年代初完成了美国企业高级管理人员的在信息方面的需求。这些系统通常没有将国际数据作为EIS的组分。

一些研究探讨了数据作为一个组织的资源的作用。迪安等人（1991）确定了一个综合性的国际名单，并在这项研究中被列为最优先考虑的问题。最近，palvia，库马尔，库马尔和亨登（1996）提出全球组织管理人员执行信息系统需要的是全球范围的问题。他们呼吁专门为此全球性的EIS开发一个系统。在他们的论文中，他们进行了探索性研究宏观类别来确定，在全球EIS，利用这些信息的当前级别高管所需的各类信息，以及这些信息的来源。

EOM（1994）讨论了“跨国管理支持系统”（TMSS）的在不断变化的全球环境中运作的组织的出现。他强调TMSS中 EIS分量的意义，通过阐明，对于这样一个系统的功能要求之一是全局的数据访问。Min和EOM（1994）谈论发展综合决策支持系统（IDSS）处理的复杂性和全球物流运作的不确定性。他们定义了这样一个系统：各种物流作业的多用户决策支持系统的全球网络，集成了多国部队的（跨国公司）和整个民族，文化和市场的市场边界hellip;（31页）

维奥拉诺（1988）描述花旗作为一个高管提供了国际银行业实时信息的全球报告系统。该系统的过滤器，集成并组织对高级管理人员的财务信息（如国际货币交易，外汇，地理国家和地区）。该系统不仅为管理者提供信息，它还允许用户搜索所需的主题。这是根据维奥拉诺的“世界在你手中”（1988）。

Iyer和施卡德（1987）讨论跨国管理支持系统的不同特点。他们指出，跨国公司的管理者经常被“从几个来源中的未经请求的信息淹没”，它变得非常重要，不仅要保留这些信息，而且还将组织起来，以供将来使用。他们建议使用ESS，这不但使高层管理人员进行扫描的信息，同时也进行评估决策任务即席分析。

3．研究框架：目标和假设

一个研究框架，使研究人员能够进行系统的研究，导致知识的累积体的发展。在本文中，我们针对基于全球EIS数据框架研究问题（图1）。该框架的组织如下：

在一个全球性EIS的数据两个主要组件：内部和外部数据。内部数据来源于全球的子公司（S1，S2，S3hellip;）和公司全球总部。此数据驻留在一个组织及其附属公司维护的操作数据库中。驻留在这些数据库中的数据成为答疑解惑/查询是一个特定的性质，主要涉及组织绩效的基础。例如：去年1998季度公司的销售额是多少？我们没有多少利润使子公司S2？如何分S1表现并比较S3区X（如亚洲和非洲）？

在一个全球的EIS外部数据有助于回答关于商业环境的问题，一般都是在更广泛的范围。例如：在世界的某一特定部分，它的基础设施是什么？澳大利亚电子商务的现状如何？电信基础设施在子公司的程度是多少？对这些问题的回答不能从企业维护的内部数据库中检索。一个全球化公司需要扫描和收集来自外部的数据来源，这是外部的组织。这些来源的需要确定，所以，每当有一个这样的数据是现成的行政决策需要。

研究问题（Q1-Q4）和命题（P1-P6）解决问题的收集、整理，以及内部和外部的数据处理框架中显示。必须指出，这项研究的第一阶段后，开发了一个更全面的问题和命题列表。在第二阶段，这些问题和命题进行了验证，并最终确定为主要研究。在下面的部分中，将进行讨论不同组件的框架。

3.1一个全球性的EIS数据的适用范围

文献（houdeshel和Watson，1987；罗卡特和德隆，1988；沃森等人。，1991）指出，数据是一个系统的重要组成部分，因为它形成提供给管理人员信息的基础系统。许多数据是内部组织，并从该组织中存在的数据库中提取，如事务处理系统和功能区（Watson等人，1991）。开发一个全球性的EIS必须确定在一开始就被包括在系统中的数据的范围。这将会对数据的收集和管理产生影响。它还有助于分配数据收集和管理责任。进一步的数据形成通过全球EIS全球高管对系统使用的影响的一部分。这样的问题是否包括来自全球各地的子公司EIS数据或数据应该被限制在主要地区（如欧洲、亚洲等）和/或只在子公司（国家）。总之，需要解决的问题如下：

被列入全球EIS数据的范围是什么？

3.2内部数据

全球EIS数据来自内部和外部的信息资源。内部来源包括总部和全球子公司的数据。这个数据是在不同的业务功能区从全球子公司的事务处理系统中提取（Watson et al.，1991）。在全球范围内的子公司内部数据始发需要从在每个不同子公司和不同业务来源收集。例如，位于印度和俄罗斯这样的国家的子公司可以容易发生由于文化或政治差异的数据问题（chepaitis，1994；palvia和palvia，1992）。此外，在不同的业务位置“客户”的定义和所使用的代码来表示它可能会有所不同。这可能会导致数据的可靠性和一致性问题。因此有必要确保为每个子公司在世界的不同地区提供标准定义的数据项。此外，该数据是企业的资源，其数据的安全性应得到保证。总之，需要解决的问题是：

全球EIS数据管理的潜在问题是什么？

明茨伯格（1975）和Zmud（1986）指出，从人源捕获的内部数据的重要性和理解复杂的问题是非常重要的。沃森等人（1991）定义为“软数据”，包括新闻、谣言、意见、想法、预测、解释和计划在内的这一类数据。在他们看来，采集这些数据作为一个EIS的一部分可能是一个困难的过程。不过他们指出，这一数据将增加由系统提供的EIS信息的丰富性。了解全球EIS软数据是否可以改善该系统的质量将是有趣的。我们建议：

P1：全球EIS软数据将改善全球环境质量（明茨伯格，1975；沃森et al.，1991；Zmud，1986）。

用于全球EIS内部数据库的结构和组织有几种存在的可能性。这些数据库是由在世界不同地区的子公司拥有和管理的。子公司可以使用的数据库是集中的，分散的，或分布在每个子公司。目标是确保在这些数据库中的数据是可靠的、一致的、准确的以及管理人员（本地和企业）能及时获得这一数据。虽然有可能为了更好地管理业务在地方一级的数据以及要求管理人员能够访问的数据来自任何地方的强大需要。因此，我们建议：

P2：标准化分布式数据库更适合全球EIS。

从始发点到它需要处理和决策的地方传送数据是控制和协调的全球性组织的运作非常重要的。卡莱尔（1988）指出，“在跨国公司的拥挤数据高速公路上，在正确的时间得到正确的数据，在适当的时间得到正确的数据的问题，每天都在全球市场的出现”（54页）。来自全球子公司的数据需要从不同的地方传播到全球企业总部。全球通信网络的建立确保了数据传输问题尽可能的减少。但是，国家规定限制跨境数据流动法规是在有效地利用这些网络的主要障碍。这将影响到全球企业发展的系统的使用/扩散的程度。基于这个事实，我们建议：

P3：规定范围更大的限制对跨境数据流动的限制，硬件和软件采集，并使用一定的电信设备的国家，在这些国家运营的全球组织（即全球EIS）缺乏有效的将信息技术的扩散和使用。（巴斯，1982；院长等人，1991）。

3.3外部数据

外部数据具有对全球EIS的有效性作出重大贡献的潜力。在许多情况下，这一数据来自国内的全球公司（总部）的资源。这些数据项目，帮助企业总部的高级管理人员回答涉及到不同的国家环境的问题。例如：我们是否进入了一个新的市场？在一个计划实施的国家，它的基础设施是什么？是否有足够的教育人力来实现技术解决方案？组织需要决定可供外部数据的数据源。此外，他们可能要找出次要来源时，主要来源是不可用的，是非常昂贵的，或不那么严格的需要。有时，冗余的数据源可能需要增加信心和可靠性。在任何情况下，需要花费大量的时间和精力。我们的问题是：

可用于全球执行信息系统不同的外部的信息来源是什么？

来自不同来源的需要和所收集的外部数据受三个因素影响

1组织面临的全球竞争的强度

2本数据收集的限制

3全球化公司经营的环境的不确定性。

这些因素的影响，需要被收集为全球性的EIS的程度和数据的性质。我们建议：

P4：该组织在其国家环境（祖国）面对全球竞争的强度更大，全球性的EIS的外部信息源的需求也更大。

P5：在一个组织的国家环境的不确定性程度越大，全球性的EIS对外部信息的需求也更大。

P6：通过组织强加给收购信息（本国）政府的限制越多，信息在全球EIS的质量将是有效的/不错就越有可能。

3.4数据处理中心

在数据库中，收集和管理子公司的数据最初是孤立的，需要在总部整合。尤其对于内部数据作为数据在不同的附属源自全世界，这是重要的。例如，子公司可能已收集到的数据使用不同的货币或使用不同的测量单位。在此之前的数据可以在总部的所有差异需要用于分析和决策的高管来解决，“简洁的数据”需要提供一个全球性EIS。内部数据还需要与外部数据集成，以提供一个可以使用的上下文。例如，如果某一子公司的销售业绩不佳，则该子公司的内部业绩数据可以与该国的本地竞争对手的性能进行比较。这需要链接到提供有关该附属公司的国家环境其他数据源。对一个全球化公司的主要挑战是创造一个共同的逻辑眼光的企业数据，使高管可以看“大画面”。在这方面的一个关键的宏观决策是处理中心的数量和位置。研究问题可以表述为：

Q4：全球EIS处理中心应该设在哪里？

事实上，也有其他问题处理（例如，处理模式，操作和编程细节等），但它们往往是面向细节的，并涉及到该公司的具体情况。这些问题超出我们的调查范围。

4．研究方法论

这项研究是在三个阶段进行的：

1第一阶段：文献回顾与分析；

2第二阶段：试点案例研究；

3第三阶段：最后的邮件调查。

4.1阶段一（文献回顾和分析）第一阶段是研究以下流的大量文献综述：

*全球化和信息技术在全球组织中的作用；

＊行政信息系统；

*全球执行信息系统。

文献综述的目的是（图1）为开发全球EIS数据相关问题的研究提出一个研究框架。作为一个起点，关键的国际问题IS研究（院长等人，1991年）被用来在全球组织信息系统的研究提取重要的问题列表。本研究结合Watson等人的结果（1991）研究确定全球执行信息系统的问题。该问题列表辅以其它的在国际上和执行信息系统研究流的研究（卡莱尔，1988；院长和Kane，1992；月末，1994；Freedman，1985；哈夫，1991；艾夫斯，1991；艾夫斯等现象，1993；Leidner和拦，1993-94年；Leidner以拦，1994；马休斯，1992；肖布里奇，我1990；小米和马威尼，1992；

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