论文总字数：7852字

摘 要

：办公自动化的运用，很大程度上能够提高秘书的工作效率，同时也产生了很多不可避免的问题。它所带来的正面影响^[1]，体现在公文处理更快捷、辅助领导决策的资料更丰富、会务安排更高效、存档保管更便利四个方面；但也存在以下问题：文档缺乏安全性、秘书缺乏主动性、阻碍沟通、出现浮躁的作风以及对身体的危害。针对这些问题，可采取以下措施：加强文档安全意识，做好日常保密工作；合理使用办公自动化，更新思想观念；强化公共关系，增强秘书对外沟通的能力；端正自身工作态度，做到真正为公司所需；提高自身安全意识，强健自己的身体。

关键词：办公自动化；问题；策略 

Abstract:The use of office automation, to a large extent, can improve the efficiency of the work of the Secretary, but also produced a lot of inevitable problems. It brings the positive effects of , reflected in the document processing more efficient, helping to lead the decision-making information more abundant, conference arrangement more efficient, archiving and storage more convenient four aspects. But there are still the following problems: documentation of the lack of security, Secretary of the lack of initiative, hinder communication, impetuous style and harm to the body. To solve these problems, take the following measures: strengthen the safety consciousness of the document. Do the daily security work; rational use of office automation, renew ideas; strengthening public relations, enhancing the ability of the Secretary for external communication; correct their attitude, do really necessary for the company; to improve their security awareness, strong their body.

Key words: Office automation; problem; strategy

办公自动化，自20世纪上个时期在美国产生以来，随着社会经济的不断发展^[2]，已经受到社会各界、更多的是企业界的重视，认为要尽快利用办公自动化设备，才能占据主导地位。起初，人们只是简单地认为，运用办公自动化就是把我国先进的计算机技术融入到办公室的工作中去，使公司所有人的工作变成方便快捷的机器自动化，工作人员与机器设备一起构成高效的人机信息处理系统。那么运用这一切的目的是尽可能地利用现代信息技术与有效资源，提高秘书办事效率、领导工作效率和质量。现在的办公自动化系统，已经由原来单一地服务于办公室工作而逐渐得到延伸，远远超出了狭义的只服务于办公室的范围，并且被普遍运用到社会生活的各个领域。办公自动化不但能够提高个人的办事效率，更能加强企业之间的沟通，不断地进行信息的交流与合作，其包括人员之间、机器设备的使用、业务交流等。本文将通过办公自动化给秘书工作带来的正面影响、产生的问题及其主要解决策略来重点进行阐述。

一、办公自动化对秘书工作的正面影响

（一）公文处理更快捷

首先，秘书在公文处理方面，办公自动化的运用大大提高了办公室工作的效率。发文、收文的时候，需要通过办公自动化的电脑文档进行操作来帮助完成工作。在拟发文件时，对文章的字体、字号、格式、间距都有着严格的规定。特别是一些红头文件，权威性是必定要得到保障的。此时，秘书想要对文档进行加工修改，是再方便不过的。格式规范化并且能够符合上级的要求，能够简易地制作表格数据，使领导一目了然，那么秘书的办文效率就得到明显提高，同时能够提高他们自身的业务素质。秘书人员只有做到始终熟悉业务，增强办事能力，运用先进的自动化技能，才能在企业中有一席之地，否则只能等着被淘汰。因为这个社会真正需要的是能紧跟上时代步伐的人^[3]，无疑就要求我们时刻学习、时刻创新。

(二)辅助领导决策的资料更丰富

秘书被称为“办公室能手”，是领导的好助手，对领导的工作有很强的辅助性作用。因此，秘书需要收集领导需要的各项材料，并进行及时的处理、汇集，以便向领导提供满意的方案。那么在收集资料的同时，就用到了自动化办公技术。而老式、传统的书籍资料查询，既浪费了时间，又难以与时俱进。运用办公自动化技术，能够查询到最新的文档信息。同时秘书之间可以互相借鉴、帮助，提供资料，实现了资源共享，加强了他们的合作交流，节省了来回传递纸质文件的时间，又为下载资料减轻了不少的费用。

（三）会务安排更高效

对于领导来说，一个秘书能否将会议进程安排的妥当、顺利是至关重要的。利用办公自动化进行会议安排，使得秘书不用离开工作岗位，就能够将会议的信息、提案在电脑上进行文字编辑、加工。比如，公司即将召开会议的时间、地点，有那些参会人员、主讲人员、主持人员，可以通过远程办公的方式，将会议具体信息传递给每一位即将参与会议的领导和公司人员。秘书也可以将领导的会议发言稿提前编辑出来，给领导一个准备时间，更加方便领导会议的顺利展开。时刻做一个有准备的人，更能得到领导的青睐。

现代办公自动化的发展已经远远超过了我们预计的水平。在会议安排方面，我们更有了电话会议的开展。利用电话会议来代替来回跑开会，解决了身在异地的领导阶层在繁忙的时间段里，还要花费时间亲自出差的烦心事。这样既能够节省路途上来回奔波的时间，又减少了住宿、用餐等各项费用的开支，可谓是一举两得。

（四）存档保管更便利 

文书档案是各企业、机关单位在日常工作、管理活动中形成的各种文件材料，它明确记录着企业单位的一切工作活动，因此在我国档案管理中也占了十分重要的位置。所以自古以来文书档案的归档和保密工作至关重要。传统化的秘书保存档案的时候，需要把他们收集的重要的档案资料进行整理存放在专门的库房中来保存。如果需要找一份档案，必须要翻阅纸质的目录记载，在档案柜中进行大批量的查找，复杂和麻烦程度由此可见。由于原始办公室档案材料多为纸质的文件，那么在保管的过程中，必须要经过多重保护措施，才能够在需要的时候派的上用场。社会日新月异，有了办公自动化，这些让人担忧的问题都得到了解决。企业的秘书人员可以直接使用电脑来接收文件，并且直截了当的进行文件编辑，以作传发使用，这样电子档案就能够完整的保存在计算机中，不会无故丢失了。秘书在查询领导所需要的资料时，只需要运用科技网络查询关键词进行搜索，就可以将文档及时调出来使用，既节省了查询所耗费的时间，又能够及时高效地为领导提供所需要的材料。

二、办公自动化在秘书工作中产生的问题

（一）办公自动化对文档的安全性和保密性造成隐患 

现代办公自动化是将对办公有利的设备和计算机结合起来使用的，具有资源共享性，这无疑给政府和企业的保密工作带来了隐患。办公自动化系统能方便的把信息资料保存在计算机上以备使用，但其极有可能遭受黑客的攻击和侵害，导致电子文件中信息被恶意增删或修改，甚至企业内部机密也被盗取。秘书人员自身办事的一些疏忽也会造成重要文件的泄密。比如用过的打印纸，若不再需要，就会随手乱丢，就给他人提供了偷窃信息的机会。U盘插在电脑等移动设备上使用，可能会留下秘密的信息资料，在打印完之后，可能会忘记拔下U盘，这样再回头寻找的话机会就渺茫了。计算机用久了，出现问题是常有的事。若秘书人员不进行监管，就会导致企业的机密文件流失到不法分子手里进行敲诈威胁。办公室有的计算机、复印机是公用设备，其为了方便企业内部人员的使用，没有设置密码，就极有可能可能造成泄密。其外，企业领导的电子印章极易被复制，一旦被窃取，企业内部的运行就被打乱，并且造成诸多误会和矛盾。秘书在归档的同时，只强调电子的归档，而忽略了纸质的归档工作，其磁盘存储时间长，极易受湿度、温度的影响而被破坏，其安全性得不到保障。因此大力加强办公室材料的安全、保密工作是不可忽视的。 

（二）办公自动化使得秘书在工作中缺乏主动性 

办公自动化的使用给秘书工作带来方便的同时，也给秘书工作自身造成了困扰，导致办公室秘书工作过度地依赖网络计算机的使用。因此，过分使用计算机使秘书产生了惰性、随意性，带来的是秘书工作不容忽视的问题。有些小企业的办公室秘书人员，做事比较疏忽大意。平时用完资料后，没有养成好的习惯，将资料进行备份，那么一旦当计算机发生故障或遭受病毒攻击的时候，后悔就来不及了。如果需要使用的重要信息消失不见，再也无法找回，这就会造成领导、甚至整个企业的工作无法正常开展，使得整个企业工作陷入瘫痪状态，这种问题不容小觑。恒大计算机科技公司第二天要与合作伙伴签约，领导要在前一天对合同进行审核。秘书王某在整理好合约之后，没有及时保存，延误了领导的查阅时间。最终只能选择连夜重新拟草，并给与了处罚。所以，长期依赖自动化进行工作必定会使秘书人员的自身处于一种被动的局面，也封闭了秘书人员自行动脑的习惯，遇到事情就措手不及，没有自己的主见，也不能更好的为领导服务，其自身的发展也懈怠了。 

（三）办公自动化给秘书的沟通带来了阻碍

传统的秘书和领导之间的沟通，一般都是通过面对面的谈话方式。在办公自动化使用之后，办公室秘书人员与领导之间、与办公室同事之间的沟通方式就发生了翻天覆地的变化。秘书人员常常坐在自己的位置上，以收发电子邮件的方式传达领导交代的任务，并通过电脑上传资料给领导。在出现问题的时候，如果只是简单的通过电话、邮箱来进行反映，就忽视了企业人员之间语言、表情、肢体等基本的交流方式。王明有限公司在12月3日要将公司年报登在报刊上，董事会要提前一天开会商议年报内容。由李秘书负责通知参会人员。为了方便通知，李秘书以邮件的方式群发，谁知网络出现异常，邮件没有正常发送，因此耽误了会议的正常进行。这样过分依赖办公自动化进行工作，不仅会造成诸多的误会，而且阻碍了上下级之间、秘书与办公室员工之间面对面言语的交流，阻碍了整个企业或公司内部凝聚力的形成。 

（四）办公自动化容易造成秘书浮躁的工作作风

办公自动化的使用，方便了秘书通过网络来解决问题，能够搜集到很多新颖的材料，但是关键还是侧重于参考借鉴使用。而有的秘书则在写报告的时候，直接在网上下载了事，导致领导在审核的时候，对于这篇报告完全没有秘书自己的想法，那么领导对于秘书的办事效果就没有什么好的印象。甚至有的领导在会议上的致辞，秘书进行网上搜集，那么领导的讲稿就没有实用性，甚至偏离会议主题，秘书根本没有认真起草修改，那么领导的会议表现就不是那么尽人意了，甚至落下笑柄，这就使人怀疑这个秘书到底适不适合这份工作了，也会极大地影响整个秘书行业的声誉。鸿达私人企业领导孙总，在召开全体员工会议时，直接用秘书拟草的讲稿发言，本来想围绕本月工作进行表彰，但无意将部门经理的名字念错了，此时台下员工发出一片唏嘘声。所以，如果秘书过分依赖办公自动化技术的使用，就会降低她们工作的积极、主动性，导致做事不细心、不踏实的工作作风。

（五）办公自动化对秘书人员的身体健康造成危害 

想要充分实现办公自动化的高效运转，秘书在办公室就必须随时使用计算机、打印机等设备^[4]。虽然使用起来方便快捷，但是对办公室秘书人员身体的影响也是不容忽视的。这些机器设备往往带有很强的辐射性，秘书人员工作使用这些工具不是一天两天，因此长时间接触这些辐射强的电子设备会产生严重的疾病，长时间保持一个坐姿很容易引发颈椎病，这就给身体带来了极大的危害。英才公司的陈秘书已经是资质很老的秘书了。然而就在不久前，突然因为颈椎问题辞职回家了。原来，因长期坐在电脑前工作，随着年龄的增长，引发了颈椎病，只能放弃原有的岗位。因此，办公自动化对秘书身体的危害不容小觑。 

三、解决策略

（一）加强文档安全意识，做好日常保密工作 

办公自动化使秘书人员的工作方式更加先进化、创新化，但是也增加了企业资料保密的难度。尤其是现代计算机技术的普遍使用，文件资料的传播途径和泄密渠道也日益增加。为了保障整个企业资料的安全性，作为秘书人员具备安全防范意识是十分重要的。特别是政府和企业的机密资料，就更需要采取一些恰当的安全措施，充分保证文件资料有足够的安全性。秘书人员在工作期间，对重要的文件资料要牢记时刻进行加密，不对外开放；打印机等设备使用完之后，要及时清除文件信息，不用的资料要进行销毁处理，不随便乱丢乱放；对办公室软件、硬件进行定期的杀毒，防止不法分子通过一切渠道进行盗窃；计算机使用的杀毒软件要及时进行强化、升级，增强电脑使用的安全性。秘书自己的邮箱、电子账户应设置难度较高不易破解的密码，只能自己使用，不透露给其他人。现代社会网络的安全性也受到了威胁，保存有重要机密信息的电脑尽量不要随便连接网络，并对计算机进行加密保护，以防有人盗取密码进行窃密。 

（二）合理使用办公自动化，更新思想观念 

在企业办公自动化发展的新形势下，传统的不合时宜的旧观念、旧模式已经不能适应现代办公室秘书工作的实际需要。办公室秘书人员要积极转变思想观念，正确认识到办公自动化技术使用的必要性，充分认识到其产生的利弊，跟上时代的发展步伐，抛弃对办公自动化系统完全的依赖性，落实到实际行动中。机器并不是一层不变的，而人是可以灵活应变的，要以人为本。还要避免浮躁的工作作风，既然决定做秘书工作，对待事情就要认真负责，做好自己的本分工作，不仅是对整个公司的业绩、对领导办事效率负责，更是对自己的工作质量负责。办公自动化在秘书工作中使用的优越性是不容小觑的，同时秘书自身素质的提高对日后的工作是百利而无一害的。所以，秘书在平常实际工作的过程中，要学会灵活处理事件，充分发挥自己的长处，恰当的使用自动化资源，充分发挥我们人的主观能动性，做到机器为人所用，避免人被机器控制的局面。适当的使用机器设备，对人的身体也起到了保护作用。

（三）强化公共关系，增强秘书对外沟通的能力 

办公自动化的魅力不可阻挡，在其影响之下，秘书对它的依赖性越来越强，秘书的沟通协调能力越来越弱。秘书人员要从对自动化的依赖从根本上转变过来。作为企业秘书，在这一职位上，应该做到很好地了解企业的上下层组织结构，弄清楚谁负责哪些工作，对于要完成的工作，在安排上尽量进行面对面的交流，减少邮件往来，增加与领导之间的交流，与同事保持亲密联系，形成良好的公司交际网。这样对于工作的运行也事半功倍。不至于在处理某项事宜时，在紧急的时间内，连自己公司的内部人员都不熟悉，也极大地降低了工作效率。因此，就要求秘书多走动于公司内部之间，甚至是熟悉外部环境。多积累人脉，多与人交流，为以后工作的方便打下基础。

（四）端正自身工作态度，做到真正为公司所需^[5]

办公室秘书将自动化运用到工作中，极其浮躁的作风肯定不能在公司中立足。因此，必须要强调的是，秘书在工作中，首先要做到端正自己的工作态度，做事严谨、有条理。在整理报告时，应根据公司及领导的实际需要来查阅资料，结合公司实际状况，适当加入自己的思考，提出有创新的见解，才能真正满足实际需求，帮助领导完成公司的决策。同时这也是作为秘书这个职业所要完成的分内事宜。这就要求秘书在工作时，要恰当的使用自动化技术，有所取舍，才能为领导所用、为公司所需。

（五）提高自身安全意识，强健自己的身体

对于任何人而言，健康是首要的。要想全身心地参与到工作中，就强调必须拥有健康的身体状况。在使用自动化设备进行办公时，也要有所取决。必要时使用，不能盲目的依靠自动化，偶尔动动手、动脚跑一跑，有助于锻炼自己的身体，加强与领导、与同事的沟通，同时减少长期坐在机器旁的辐射。更要养成穿防辐射服的习惯，明确自身健康的重要性，让自己有一个健康完善的身体，以最好的状态投入到工作中去，充分做到对公司负责，对领导负责，归根结底更是对自己负责^[6]。

结 语

办公自动化的运用是现代各企业秘书工作的需要，充分理解办公自动化给秘书工作带来的重要意义，要求做到合理运用办公自动化。一方面，它极大地推动了现在化工作模式的发展。另一方面，办公自动化技术又使人类面临着许多新的挑战，当遇到新的、难以克服的问题时，就有待秘书人员能够鼓起勇气去探究解决。所以说，秘书工作人员在使用办公自动化方便工作的同时，也要充分明确自己的不足之处，克服自身不好的素质，尽最大的努力提高自身的技术含量，带有自己独立的思考来解决问题，提高办事效率，从而使自己在社会竞争中脱颖而出，获得主权，实现自我价值。 

参考文献： 

[1] 陈宝亚.谈高校办公自动化对秘书工作的影响.浙江工商职业技术学院学报,2010年版，第2期.

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