论文总字数：7737字

摘 要

在现代社会当中，秘书对领导工作的开展起着非常关键的作用，秘书工作者有男性也有女性。本文针对男女秘书在思维、心理、语言、行为等多个方面的不同之处进行探究讨论，概括总结出秘书人员性别的差异对秘书工作的影响和男女秘书各自的优点和劣势，提出男女秘书如何正确认识自身的优缺点并扬长避短，提高工作效率的方法，同时联系自身的实际情况和实践事例提出本人的一些看法和意见。

关键词：性别；差异；影响

Abstract: In modern society, the male and female secretary of the workers plays a very important role in the development of the leadership. This article aims at the different aspects of thinking, psychology, language, behavior and so on, to summed up the impact of gender differences of secretarial staff for secretarial work and their respective advantages and disadvantages of male and female secretary, and the male and female secretary how to recognize their own strengths and weaknesses and strengths, meanwhile how to increase the efficiency of the method. At the same time, I put forward some opinions and suggestions on the actual situation and practical examples of myself.

Key words: gender; difference; effect

秘书是一种职业，和许许多多其他的工作相同，可以让性别不同的人来做，但是因为秘书工作具有一定的特殊性，近年来领导与秘书工作人员之间涌现了少许不良的社会现象。一直到现在，能不能使用异性秘书依旧是让有些领导头疼的问题，特别是男上司与女下属。可见，对秘书的性别进行研究很有必要。

第一，对秘书人员的性别进行研究探讨可以为上司提供如何正确合理使用秘书人员的理论依据，上司如果可以充分意识到男女秘书各自的优缺点，从性别角度来合理安排工作，便可以大大提高工作效率，不然，上司单纯的为避嫌而不敢使用异性秘书人员，不考虑性别差异，必定会影响工作。

第二，对秘书人员性别的研究探讨能够为高校秘书人才的选拔与教育提供理论依据和方法。如今我国的公司、政府机关、企事业单位的秘书工作者大部分是高校毕业生，但未必都出自秘书专业。事实上，近年来高校的文秘专业教育和社会需求之间存在着严重的差距：比如学文秘专业的职业秘书将来可能不做秘书，而做秘书的可能没学过文秘专业；再比如很多公司为找不到合适的文秘人员忧愁，而许多文秘专业毕业生为找不到合适的工作忧愁。这些情况虽然是由很多原因造成的，但忽视性别差异是重要的缘由之一。若是在选拔使用秘书过程中注意着重激发其性别优势，那么必定可以提高秘书人员本身的能力与素质，从而大大提高工作效率。

一、秘书性别差异的表现

（一）心理差异

1.自信心上的差别

女秘书自信心没有男秘书强。一项以小孩子为测试目标的实验发现,小时侯，女同学对自己成绩的期望明显低于男同学。这种性格差异会持续到未来的工作当中，我们经常可以看到男秘书能够很快适应工作环境，领导工作环境，创造工作机会，一有机遇便很自然地向领导上司举荐自己,;在平时的工作过程中主动积极发表他们的想法和见解，担当上司交待的工作任务时大多数充满自信,相信自己可以做好，这类心理暗示能够促使他们把工作做得更好。与男秘书相反,女秘书面对具有挑战性的工作时，大多犹豫害怕,给人一种没有自信心的感觉。

2.细心程度上的差异

女秘书比男秘书更为细心。秘书干的活儿繁杂而琐碎，替领导订机票，订酒店，打字，复印，传真等等，女秘书能够详尽缜密地为上司安排好日常工作细节,及时通知领导第二天的会议与行程，工作杂而具体，繁琐细微，而且不能有丝毫差错,女秘书会在领导感觉疲劳的时候及时为领导端茶送水，还会用委婉温和的语气回绝上司不愿见的来宾，这些细节女秘书比男秘书做的更好，男秘书在琐事面前容易产生厌烦情绪，不如女秘书细心。

3.从众心理上的差异

女秘书更容易产生从众心理。^[1]这与女性的独立性较弱有关，因此女秘书通常不敢进谏,遇到事情大多因循沿袭、墨守成规,对领导的批示不愿提出异议。男秘书则喜好打破常规,勇于提出不一样的看法和见解,在领导做决策时为他们提供更广阔的思路。

4．体谅他人上的差异

女秘书更长于理解他人。女秘书在工作当中更能体贴谅解别人,处处能为上司和同事着想,拉近与同事间的距离,所以也就更容易沟通。男秘书常常不懂得体贴,冲动莽撞，没有耐性,偶尔还会顶撞上司。

5.权欲程度上的差异

女秘书权利欲望比男秘书弱。有些男秘书为了获得利益与权力甚至会不择手段,号称“河北第一秘”的李真从河北省政府办公厅秘书走上了正厅级领导的岗位，大肆敛财，贪污受贿，成为新千年跨世纪的惊天大案。相反女性对权力相对而言看得较轻,对利益的欲望也不是那么强烈。

（二）思维差异

1.思维能力上的差异

女性记忆能力比男性强,富于想象力, ^[2]但思维不够灵活变通,理解能力也有不足,在三维空间得认识能力上往往略逊于男性;男性更擅长抽象思维,擅长判断和推理,有较强的演绎归纳本领,思维灵活性较强,理解能力也较强.因此,男秘书工作脑子更沉着理智更富条理并且更果断,很少犹豫不决、拖拖拉拉,这是女秘书很难做到的。

2.思维方式上的差异

女性倾向于效仿, 在思考问题的细致周密上普遍具有优势,但是对整体与细节之间的关系掌控较差;男秘书更长于独立思考,剖析归纳能力较强,处理问题更重视整体与细节之间的关联,但对细节注重不足。女秘书工作大部分谨慎细心,很少犯错误,但很难给领导出谋献策;男秘书大都重视全局,对细节部分往往容易忽视、考虑不周。

（三）言行差异

1.语言风格上的差异

女人的闲言碎语比男人多。但是在语言风格上,女性比男性占有优势。女性言辞较委婉,在表达反对看法时也多用含蓄的方法,不会过于尖锐。例如公司要解职一些员工,出现了一些纠纷，如果让女秘书去调节,多半会用同情的口吻,如此便不会引发大的冲突，造成不必要的误会，有利于解决冲突和纠纷。所以,女秘书起到办公室软性调节剂的作用。

2.行为上的差异

女性更具有一种奉献精神，相比男性更喜欢乐于助人，无私奉献，有同情心和爱心,在人际关系交往中是一种优势，而男性则有以自我为核心的倾向。

3.支配欲上的差异

男性和女性支配渴望有差别。^[3]一个人的支配欲望体现在两个方面:其一是支配别人,以得到他人的服从为满足；其二是对他人所施加的影响予以抗拒。实验研究证明，男性相比女性具有更强烈的支配欲望。

4.创造能力的差异

受思维差异的影响, ^[6] 男秘书比女秘书动手能力更强,有强烈的创造渴望，也乐于探寻，而女秘书对创造活动不太感兴趣,也很少探索,动手能力相对较差,更愿意从事规定性的工作。

二、男女秘书在工作中的优势

（一）男秘书的明显优势

根据专家学者调查研究，随着社会的发展，男性秘书工作者的就业状况十分乐观，他们的市场行情越来越好。相比男秘书思维更加积极活跃，可以更快适应现如今不断变化的竞争环境；他们头脑清晰，遇事冷静，处理工作的独立能力很强，男性大部分都比女性更坚定果决，稳妥地处理好各种突发事件；而且男性具有丰富的想象力和综合分析问题的能力，可以更好地利用信息和资源辅助领导决策。他们还能连续工作，非常适合外出调查和出差，这些优势都是男性秘书悄然走俏的原因。

如上所言，男秘书在行为习惯、思维方式、处事态度以及精力、意志力等方面，都明

显有别于女性秘书，所以使用男性秘书的好处有如下几方面：

1.能减少闲言碎语。办公室里的女员工总是能够找到领导不在或者工作闲暇的时候，泡杯茶或咖啡然后围在一起开始聊各种八卦。聊的内容无非都是些琐碎小事，所以在某些单位里常常能看到各部门的女员工们在叽叽喳喳闲谈，办公室似乎变成了茶馆，男人的话却永远要比女人少。

2.能杜绝办公室吃零食习惯。女人喜欢吃零食，办公室里，女秘书的办公桌上经常放者坚果瓜子水果各种零食，办公室里咀嚼食物的声响此起彼伏，还影响了办公室的环境，降低办公效率。相比之下，男人很少吃零食，使用男秘书不仅对办公室的环保有利，也大大提高了工作效率。

3.能减少办公室性骚扰。^[7]众所周知，性骚扰的事件大多发生在男领导和女下属之间，女秘书则是常见的受害对象。试想如果换成男秘书，诱发男领导动色的可能性基本没有了吧。

4.能胜任高强度工作。女性比较脆弱，不管是在身体上还是精神上都适应不了高强度的工作。工作太累就吃不消了，还时不时就请假。如果老板责骂，脆弱的女员工，会觉得委屈说不定会哭鼻子。但是男性就比较能够忍耐，公司里需要加班时，必定是男员工精神更好些，而男员工有什么苦楚委屈，他们当中大部分人都能放在心里，不像女秘书，不能受委屈不能吃苦。

5.能身兼体力劳动。如果是女秘书，自然只能做些脑力工作或者轻松的工作，比如迎来送往、端茶倒水、接听电话、打打文件这些，比较重的体力活女性做不了。而男秘书既能做女秘书能做的工作，也能担当其他需要出力的工作，比如说修理搬运这些事。
　　6.能为上司“挡酒 ”。中国人做生意讲究吃饭喝酒，^[8]想要谈成生意就不可避免要应酬，遇上爱喝酒的客户，自然要陪客户一番较量，大多女秘书都不能喝酒，即使女秘书能喝酒，但是在饭桌让女人陪酒多少有些不文雅，酒量好的男秘书这时候就派上用场了。

（二）女秘书的明显优势

事实上，工业大革命是突然带来大量女秘书的重要时机，以前女性的位置仅限在厨房里家里，照顾老小，那时的办公室里几乎没有女性工作者，后来美国南北战争让几乎所有的青壮年男性被征召入伍打仗去了，可是办公室里的工作又不能停下来，因此，老板们没有办法，只能拿出奖学金来引导女性走出家门，学习办公技能，以填补空缺。当时办公室的主要工作离不开文字，速记与打字，用计算机工作。老板们意外地发现，女性比较能够静心专注办公室工作，比男性纤细的手指，用起打字机和计算机更加快速准确，接待访客与顾客都比较温柔礼貌，受对方欢迎。所以一下子，办公室基本被女性占领了，而女性又善于沟通，善于处理复杂的人际关系，所以使用女性秘书的好处有如下几方面：

1.有利于沟通谈判的顺利进行。女性驾驭语言词汇的能力强于男性，随着工作时间的增长，工作经验的积累，女性运用文字的能力更为出色。女秘书如能做到办事干练，打扮得体，头脑灵活，待人热情，加上非凡的气质和一定的文化修养，不管是为老板做事，还是与客户洽商业务，往往都能收到事半功倍的效果，这也是一般的男秘书不能够做到的。

2.有利于协调办公室的氛围。女性普遍善解人意，性情随和，容易与人相处、擅于和各式各样的人打交道，在社交场合和工作协作中擅于处理人际关系，提升员工团队意识和营造集体欢乐的气氛，员工工作效率自然提高。

3.能长时间认真工作。女性在单调乏味的办公环境下仍然能够坐的住，耐得住性子，孜孜不倦地努力工作，这是她们的一大特点。大多数女性工作者工作耐心持久稳定，态度认真，有较强的工作责任心。
4.能防止一些腐败现象的发生。客户为男上司安排一些应酬娱乐活动时，在女秘书的陪同下，领导自己也会加以注意，犯错误的可能性客观上也会小得多，女秘书能够起到监督的作用。

5.能有效提高工作效率。中国有句俗话，叫做“男女搭配，干活不累”，有一定的科学道理。一般而言，男领导在异性面前总是要表现出更多的能力、更有风度。  

三、日常工作中如何合理分配男女秘书

（一）用人单位合理调配

综上所述,男女秘书在心理、思维、行为上的差异是客观存在的,因此领导要考虑到这些性别差异，应注意以下几点：

1.在工作安排上,要注意给男性秘书安排一些充满激情具有挑战性的工作。比如有些领导的工作需要经常出差在外，男秘书可以兼任领导的司机，一举两得，所以相比女秘书男秘书更加能够胜任这项工作。

2.在任务调配上,领导应当视具体情况合理安排工作。例如, 比如男性们通常都不太关心一些细微的东西，观察不够仔细，但是女性却善于捕捉信息，善于发现更多细节，比如人名、地名、地址等等。女秘书的机械记忆较强，喜欢做重复性程序性的简单工作，因此中小型企业单位可以让女秘书进行文件和档案管理工作。男性的逻辑思维能力较强且具创新精神,因此诸如企业管理、商业谈判、危机公关处理等工作让男秘书参与完成会更有效率。

3.在培训中,领导可以进行团队合作的训练，将合适的人安排到合适的工作岗位，强调团队合作的理念，针对不同性别秘书的某些性别弱点指导他们，让他们在团队合作当中得到锻炼提高, ^[9]培养双性化的性格特点。即有意识地让男性多做做女性有优势的工作,让女性多多做男性有优势的工作,长此以往双方都会得到锻炼,形成互补。

（二）男女秘书如何正视自身的优缺点并扬长避短

1．男秘书要注意以下几个方面

（1）学会主动倾听。与领导上司沟通时,聆听是尊重领导的表现,也是秘书的本分,要克服自以为是的毛病。女同事遇到困惑时,男秘书更要设身处地为其着想。有实验表明:当女性向你倾诉抱怨时,重点不是抱怨的问题,而是希望你能同情她、安慰她，动之以情，晓之以理。

（2）学会谦逊，千万不要以自我为中心。男秘书要像女秘书一样多关心他人,拉近与别人的联系,即使你的领导再厉害，不要忘记自己只是领导的秘书，把自己当普通人，保持一颗平常心，牢记自己的工作职责，这样才会更有效地开展工作。

（3）提高与人沟通交流的能力。秘书工作一项重要的工作是上传下达，男秘书在与人沟通时要多学习女性温和委婉的语言风格,遇事不急噪，及时沟通，把事情说清楚，千万不要影响了同事间的关系和公司的运作。

（4）降低权力欲望,培养奉献精神。依据传统的观念，秘书的发展目标是领导，但随着秘书国际化和专业话的发展，终身秘书的理念已经越来越被接受，秘书对自己的领导，对自己所处的职位应该有所了解，什么该做什么不该做，必须明白自己职责范围，正确看待自身角色。秘书的职位的特殊性，使秘书能够轻而易举地以领导的名义办事情。这就要求秘书能够做到严以律己，即使在各种利益诱惑之下也能坚持个人做事原则，秉公办理事情。

（5）注重细节，学会察言观色。比如默默记住领导喜欢抽什么牌子的烟、喜欢喝哪种茶、喜欢吃清淡的还是辣的、喜欢喝什么酒以及酒量如何。还要了解领导的一个眼神、一皱眉、一个手势代表了何种意思。

2．女秘书要做到以下几个方面

（1）语言行为文明得体,举止端庄文雅,服饰要庄重得体。无论什么工作都要做出一定的牺牲，女秘书这份工作也是同样的道理。上班时间着装保守得体，化淡妆，切记不穿紧身低领衣服，不要打扮的很妖艳。

（2）锻炼心理承受能力，要多加入一些野外锻炼活动,培养自己的胆量和自信心。秘书容易面较多的突发问题，要自信应付各种局面，谨慎而不胆怯，宽容而不懦弱，同时要保持冷静的心态,不能情绪化，众所周知，一个人的情绪波动会影响其思考能力。所以容易情绪化的人做不好任何工作的。

（3）培养自主能力和创造能力。秘书工作者勤于思考和观察，能够发现和提出新问题，还要注意创造性思维的培养,多学习一些技能，如电脑、开车等等，艺多不压身。不能等到需要的时候才发现技能不足，而要在日常工作、生活中不断学习，做到有备无患。

（4）学会保守秘密。众所周知，秘书可以说是领导的“贴身保镖”，她们了解上司的想法，不仅能够第一时间知道一些重要事情的决定，而且熟悉上司的喜好，甚至还知道领导个人的一些私人秘密，日常中行为和言语中的稍不注意，就可能就会带给领导、公司各种各样的损失。女秘书通常喜欢聊八卦聊家常，所以要时刻提醒自己，不该说的不说，不要把领导的私事告诉同事，也不要把同事的秘密告诉领导。

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