论文总字数：6178字

摘 要

秘书，这个特殊而重要的参谋身份，更多地参与到了领导决策当中，同时也起着沟通交流的枢纽作用，扮演着越来越重要的参谋作用。本文将对秘书参谋身份及作用、秘书参谋原则、秘书参谋所存在的现实问题以及解决方法等方面进行探讨，以便能给秘书工作提高效率提供一些参考。

关键字：秘书；参谋身份；原则；方法

Abstract: Secretary, the special and important staff identity, more involved in the leadership decision-making, but also play a communication hub, playing an increasingly important role in staff. This article will from the secretary of staff and function, the principle of secretarial staff, secretarial staff of real problems and exploration on the methods to solve the practical problems, and find ways to improve the efficiency of secretarial staff work.

Key words: The secretary of staff; Its role in identity; Principle; methods

在现代社会，人们对秘书的工作要求越来越高。秘书在工作中扮演的角色也越来越重要，他们在工作中往往要花费更多的时间和精力。在此环境下，要怎样有效地来发挥秘书参谋身份这个重要的角色，也已成为人们讨论的焦点。秘书参谋概括起来就是辅助参与领导者决策，在一些情况下为领导提出自己的意见以及帮助领导解决一些政务管理。整篇将从秘书参谋身份及作用、秘书参谋原则、秘书参谋所存在的现实问题以及对其存在现实问题的解决方法进行探索，从而给领导及组织带来一定的效益。

一 秘书参谋身份及作用

参谋，是指代人出主意、参与谋划之意。^[1] 秘书参谋就是指辅助参与领导者决策，在一些情况下为领导提出自己的意见以及帮助领导解决一些政务管理。

秘书参谋是秘书的基本职能，也是秘书更深层的职能，它主要体现在三个方面：首先是协助领导者进行事务管理，收集、整理、分析各方信息，帮助领导开阔视野、拓展思路，从而提升领导的政务办理能力，达到有效参谋的目的；其次，秘书要积极主动地为领导出谋划策，为领导提供更多切实可行的参谋建议和意见；最后秘书为领导提供必要的决策信息、辅助领导解决事务。秘书参谋对领导的工作有较大的影响，因此需要秘书必须具备一定的综合素质与修养能力，要发挥秘书的参谋作用，更好地为领导服务。来给领导提供正确科学的指导，从而最大限度的减少失误。可见，秘书的参谋职能是非常重要的。

了解了秘书参谋的相关知识，我们知道一个秘书的参谋职能对领导来说是很有必要的，如果秘书能够最大限度的发挥他的参谋作用，将会给领导及组织带来最大的效益。那么，何为秘书的参谋作用呢？其含义是指秘书人员为领导决策服务所发挥的智力性助手作用。^[1]而它广义的参谋作用，则是指以参谋者的知识、技术和智能，补充领导人知识的不足，是参与谋划”、“出谋划策”的意思，历史上的诸葛亮、房玄龄、魏征都是典型的个体大参谋。^[1]我国的秘书参谋作用是不具有独立性的，它的参谋从属性特别的强，通常都是围绕领导的意愿和想法而提出自己相应的见解，因而它的参谋作用也往往是有限的。^[1]其次，秘书的工作往往都是处理一些比较繁杂而琐碎的事务，比如办事、办信、办文、办会等等。就秘书自身的智力、能力结构而言，通常是以“通才”和“专才”为主要的。如果秘书在一些领域不通才或不专才的话，当出现问题时，秘书在一定程度上就不能给予领导真正的帮助，也就无法起到真正意义上的参谋作用，那么你将很有可能得不到领导的重用。比如一位市领导为了搞好本市的发展，他想从经济、开发区、旅游、外贸、治安、物价、农业等等方面出发，来促进经济的发展。这时候秘书就必须充分发挥自己的参谋作用，为领导在这些方面出谋划策，从而给领导及组织带来很好的效益。秘书的参谋作用是贯穿在辅助领导工作的整个过程中，具体可以体现在以下三个方面：

（一）积极发挥 协调各项工作

由于各个地方的环境不同，经济发展水平和资源条件都会存在着一定的差异，因而在理解和贯彻领导决策中，会发生与领导意愿不一致，这时候秘书必须要充分发挥自己的综合能力和专业素质，做好自己与领导的协调工作。

（二） 出谋划策 抓住重点工作

秘书在工作的时候，他们要想充分发挥好秘书参谋身份的作用，必须要积极主动地展现自己，为领导出谋划策。首先肯定是要善于审时度势，积极地投入到自己的工作当中，去了解自己当前的工作情况，抓住工作重点，充分发挥自己。对于任何一个地区来说，在每一个时期都会有一个相对突出的工作重点，一个中心工作要去完成。作为一名秘书人员，这时候就要积极主动地做好自己的参谋身份，充分发挥好对领导的参谋作用。比如，在出现一些中心工作的时候，领导已经做好了相关的决策及解决措施，这时候秘书就要主动地为自己的领导出谋划策，为领导的决策实施做好参谋作用。

（三）秉持原则 维护国家利益^[2]

秘书的工作是围绕领导身后的，是为领导服务的，在工作中要以领导的利益为重，但是如果在处理一些事务时，领导的利益与集体及国家的利益发生矛盾时，要秉持原则，坚持实事求是，要以集体利益为主，以国家利益为重，要充分发挥自己的主观能动性和参谋作用，从而来维护国家的利益。

二 秘书参谋工作的原则

参谋原则是指秘书参谋活动所必须依凭的法则和标准，它是由秘书参谋活动的性质和规律所决定的。严格遵循参谋原则行事，是做好秘书参谋工作、有效发挥秘书参谋作用的必要前提和重要基础，对做好秘书工作和领导工作都具有重要意义。^[3]

1. 角色互换：主动而不越位

在现代社会，作为一位优秀的秘书必须要弄清自己的身份，知道自己所处的位置，在工作中做好自己本应该做的事，主动而不越位，而要做到这一点，必须坚持从小事做起，实事求是，努力做好每一件事情，根据时代要求来不断地完善自我，努力提高自己的素质，充分发挥自己参谋职能作用。对一名优秀的秘书而言，懂得站在领导的角度思考问题、领会问题是非常必要的，因为只有这样才会知道领导在想什么？哪些工作需要做？什么样的措施最得力？这样在工作中就很容易与领导产生相同的意愿，从而达到角色互换，主动而不越位的最佳效果。

有这样一个案例：小张是大四的一位学生，他被学校分到一个公司实习，帮领导做一些力所能及的事情，有一次，因为领导临时有事，就让小张搜集一下有关下午开会用的资料，他刚接到这个任务时，不知道从何下手，怎么搜集资料，搜集什么资料最好，过后，他静下心来，想了想，如果自己是领导会搜集哪些资料了，然后他就从下午开会的主题入手，根据会议内容来搜集，可是，搜集到的内容多而繁杂，肯定不便于领导使用，后来，他又根据自己对领导的了解及会议内容的研究等等，再筛选资料，这时候领导回来了，他就把这些资料给领导看，领导很满意，说这些正是他想要搜集的资料。其实在秘书的日常工作中，不也正是这样吗，角色互换思考是非常必要的，在一些情况下，把自己摆在领导的位置，多多站在领导的角度思考问题，灵活地为自己的领导服务，这样才会得到领导重用。

（二）勤于思考：参谋辅助决策

在现代社会中，领导很难事事都能够想的周到，照顾周全的，作为秘书，这时候就应当揣摩好领导的想法和意图，围绕领导的主旋律充分发挥自己的参谋作用。根据领导的意思写讲稿，发文件，办事等等，但是秘书仅仅只是位秘书，往往只是在领导的工作中起辅助参谋的作用，问题的最后决策权依旧是在领导的手中，秘书只是在帮助领导收集整理资料，调查研究、信息分析等准备工作。在这个过程中，秘书人员要经常向领导提供一些适用的信息、资料等等，并且能够在必要的时候积极地向领导提出相关的工作建议和决策预案以辅助领导进行决策，因此秘书要做好“外脑”工作。正是因为这一特殊性，秘书渐渐地成为领导人不可缺少的左右手。

大家都听说过唐朝史书房玄龄“犯颜直谏”的事件，房玄龄他在现代人眼中就是一位非常合格的秘书。他勤于思考，善于观察唐太宗的言行，每次都能够在关键的时候为唐太宗提出自己的见解和想法，为唐太宗出谋划策，对唐太宗的治国安邦有很大的帮助，因而得到了唐太宗的尊敬和重用。这可以看出，对于一名秘书来说，如果只是根据领导的各人习惯和爱好而想做好参谋作用，是远远不够的，一定要善于观察领导的言行，勤于思考，充分发挥自己的参谋辅助决策的作用，这样才能为领导人的决策提供关键性的帮助，从而给领导及整个组织带来效益。

（三）勇于负责 做好参谋身份

在现代社会，秘书要了解当地的社会经济现状，善于咨询和参谋，多多实践和积累，不断地提高对自身的要求，敢于负责，做好参谋身份。在日常工作中秘书虽然不是领导，但是在一些特殊的情况下，秘书必须要站在领导者的位置来思考和解决问题。特别是秘书长要积极地为自己的领导参谋，为领导出谋划策，及提供解决问题地方案和意见。多和领导交流、沟通，以恰当的方式提出自己的建议，使领导更能够理解、更愿意去接受你的建议。

三 秘书参谋工作中的现实问题及其解决方法

现阶段我国的秘书在工作中往往会遇到一些问题，有些人会否定秘书的参谋活动，对秘书的活动存在着一些偏见，他们认为秘书的日常工作只是做整理资料，收发文件，接听电话，接送客人的一些琐碎的事务，而那些参与辅助决策和参谋职能都是没有根据地编造出来的，认为秘书只是给领导提供一些事务性服务的，从而对他们的参谋活动持一种否定的态度。其实，在秘书自身工作中的确会看到一些问题。比如在他们的公文或话语中往往会出现惟上惟书、公式化、照搬他人和雷同化、模式化的现象经常出现。他们善于写一些官方语言的文章，善于把一些空洞的话语借用在自己的文章中，来体现自己的专业化，从而来应付上级、取悦上级。假如作为领导的秘书参谋的话，经常以这样的方式写文章，表达自己的观点，这样不仅达不能够到预期参谋的效果，往往适得其反，在一定程度上给自己的领导增加负担和苦恼，甚至会给领导以及整个组织带来利益的损失。

其次在一些秘书的本身素质文化方面也存在着一些问题，他们在公文写作或办理事务中往往会出现一些以假成真的问题。他们在发挥他们的参谋职能时，过多地去追求形式而忽视工作内容，从而导致秘书在发挥参谋职能时由于缺少一定的实践的能力和真实的情况下，出现了弄虚作假的情况。正是由于这些原因，领导在解决问题或作出决策时，在一定程度上会带来错误的理解和相反的引导。同时也因为个别的秘书参谋过头或出于私心乱参谋，从而造成很多不良的影响，以至于人们对秘书参谋有了不好的印象。这样的现象也是源于领导对秘书在管理上有一定的松懈，再加上秘书本身的自律意识不是很强，以及缺少对参谋成熟的制度约束。在现阶段，秘书的工作弹性一般都很大，目前主要处于经验操作阶段：秘书想做的话，秘书可以既做具体的事务又帮助领导处理一些政务，他的工作量往往很大；如果秘书不想去做的话，秘书可以找一些理由将事情延迟或推脱过去。。所以秘书参谋没有明确的界限和范围，缺乏必要的制度约束，因而也很容易造成秘书参谋“干政”、“乱政”，进而给秘书工作和领导工作以及整个组织带来一定的损失。

为了秘书能够更好地为领导在处理事务决策过程中，充分发挥自己的参谋辅助作用，必须要认真地研究并且能够掌握多种合适的参谋方法，加以灵活的运用，从而达到很好的效果。

（1）对秘书的参谋工作进行科学地、正确地定位。秘书参谋是秘书人员围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。^[1]因而，我们要正确地、科学地看待秘书参谋这一职能，我们要大力地支持和鼓励秘书人员充分发挥他们的参谋身份作用，但同时也要监督、约束秘书人员认清自己的位置，谨守自己的职权，防止干扰领导的的日常的工作。总之，对秘书的参谋身份要以一种正确、科学的态度加以定位，促使其为领导工作提供更多有益的辅助服务。

（2）秘书参谋的方式要与领导者的个性特点相吻合。^[4]秘书在工作中，他们参谋服务的对象是领导，要根据领导不同的个性特点，准确地把握领导处理事务的方法，有针对性地选择用参谋的方式来给领导出谋划策，这样才会使秘书的参谋活动取得最佳的效果。

（3）秘书的参谋活动要与秘书人员的基本素质和专业素养相结合。^[4]秘书人员要自觉地加强自己的基本素质和专业素养的提高。特别是在德、智、才等方面，要加强提高。德指政治素养，智指科学文化素质，才指业务素质，秘书工作者必须要充分认识这些，要充分认识自身的基本素质和专业素养的不足，努力提高自己参谋辅助的能力，给领导的决策提供一定的正确性和科学性。

（4）秘书参谋的活动内容在一定程度上必须要和领导的决策需要相一致。^[4]在一定条件下，领导他们决策的正不正确或恰不恰当直接影响着整个组织的利益和前途，他们的决策过程贯穿于整个工作的各个环节。因此，秘书的参谋活动要始终跟着领导的决策需要走，要根据领导决策的内容需要进行参谋，但同时也要将领导的决策与时代特点相结合，符合时代的要求，从而进行参谋，要充分考虑影响领导决策的各种因素，从而在这些方面做好工作，比如在社会的政治、经济、文化等方面。因为假如秘书在给领导处理问题事务及决策时提供一些也已经过时的信息，那么领导在解决事务时很有可能做出不科学的决策，在一定程度上给领导及整个组织带来不利的影响。

总之，秘书参谋是秘书人员围绕领导者并为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动，也是秘书的重要职能之一。^[1]在对待秘书参谋的这个问题上，我们要科学地对待它，看待它，从而对其做出正确地评估。既要鼓励秘书人员对领导决策的参谋，也要对秘书人员进行监督和管理，让秘书时时站在领导的立场，及时为领导的决策提供必要的意见和建议。在新时代的要求下不断地发展自己，完善自己，努力提高自己的能力素养和专业素养，充分发挥自己的参谋身份，善于和自己的领导沟通，主动而又灵活地服务于领导，从而得到领导的亲睐和信任，成长为一名优秀的秘书。

参考文献：

[1]常崇宜：《论秘书参谋作用》，《秘书工作》1996年第1期。

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